Automatiseringen binnen een workflow

In workflows kun je automatiseringen instellen voor het automatisch ophalen en aanbieden van SBR-aangiftes aan relaties. Dit helpt je om efficiënter te werken én realtime inzicht te houden in je werkproces.

Waar vind je de automatiseringsinstellingen (SBR)?

Ga naar Beheer > Workflows > Templates.
Klik op de drie puntjes rechts van het gewenste workflowtemplate.
Kies ‘Bewerken’.
Navigeer naar het tabblad ‘SBR’.

Instellingen binnen het tabblad SBR

Binnen het SBR-tabblad stel je de volgende zaken in:

Modus van aanbieden:

Bepaal op welke manier de aangifte bij de klant terechtkomt:

Ter informatie
Ter accordering
Ter ondertekening

Automatisch aanbieden

Kies of de aangifte:

Direct automatisch wordt aangeboden bij binnenkomst, of
Eerst handmatig moet worden gecontroleerd door het kantoor.

Klantbericht bij binnenkomst

Stel in welk bericht automatisch naar de klant wordt gestuurd zodra de aangifte bij jou binnenkomt.

Automatisch sluiten van workflow en chat

Bepaal of, zodra de aangifte: Is goedgekeurd (of verzonden bij ‘ter informatie’), de workflow en chat automatisch gesloten moeten worden. Dit houdt je werkvoorraad actueel en overzichtelijk.

Overige automatiseringen per workflowfase

Los van het SBR-tabblad kun je ook automatiseringen per workflowfase instellen. Je kunt ervoor kiezen om bijvoorbeeld automatisch een bericht te laten versturen naar de relatie bij een workflow fase of automatisch een taak toekennen aan de relatie, documenten uitvragen of documenten meesturen (zoals bijvoorbeeld de checklist voor IB of andere invulbare formulieren). Je stelt dit als volgt in:

Ga naar de desbetreffende workflowfase.
Klik op de drie puntjes > Bewerken.
Kies tussen:
- Interne automatiseringen (binnen het kantoor),
- Externe automatiseringen (richting de klant).

Externe automatiseringen:

Ontvanger instellen: bepaal of de automatisering naar:
- een contact met een bepaalde functie gaat,
- of naar de primaire/enige contactpersoon.
Namens wie wordt verzonden: stel in namens welke rol binnen het kantoor de communicatie verzonden wordt.

Beschikbare automatiseringen:

Taak (het contact of teamlid moet iets afronden)
Bericht (automatische communicatie naar de klant of teamlid)
Gegevensuitvraag (vraag documenten uit; bepaal ook waar deze worden opgeslagen in het dossier)
Document (bijvoorbeeld een formulier dat automatisch wordt gestuurd vanuit het interne dossier)