Handleiding Importvoorbeeldbestanden: Relaties & Contacten

Dit artikel beschrijft het gebruik van importvoorbeeldbestanden binnen Mijn Kantoor. Deze sjablonen zijn beschikbaar als Excel-bestanden en stellen jou in staat om relatiegegevens en bijbehorende contactpersonen efficiënt in bulk te importeren. We leggen uit welke velden je kunt invullen en wat de betekenis is van elk veld.

⚠️ Let op: Dit artikel gaat uitsluitend over het importeren van relaties en contactpersonen. Voor andere imports, zoals producten, rollen of vrije velden, zijn aparte importsjablonen beschikbaar. Deze vind je in onze kennisbank in onderstaand artikel:

Importvoorbeeldbestanden

1. Voorbereiding: bestanden downloaden

De importvoorbeeldbestanden zijn te downloaden binnen het CRM-gedeelte van Mijn Kantoor, bij de onderdelen Relaties en Contacten. Je ontvangt dan de standaard importsjablonen die gebruikt worden voor het aanmaken van dossiers (relaties) en het koppelen van contactpersonen.

2. Uitleg importsjabloon: Relaties

Binnen Mijn Kantoor worden ‘relaties’ gezien als de dossiers waarvoor je als kantoor werkzaamheden uitvoert. Elk van deze relaties krijgt automatisch de standaard dossierstructuur toegewezen, zoals bepaald binnen jouw omgeving.

Aparte dossiers voor IB

In Mijn Kantoor worden IB-dossiers losgekoppeld van zakelijke dossiers. Waar je voorheen misschien één dossier had voor een onderneming én het IB-deel van de eigenaar, zijn dit nu twee aparte relaties.

Belang van unieke relatienummers

Elk dossier moet een uniek relatienummer krijgen. Een veelgebruikte methode is om zakelijke dossiers een basisnummer te geven en de gekoppelde IB-relaties een extensie met .1.

Voorbeeldverdeling:

Jan de Vries is klant bij jouw kantoor en heeft twee ondernemingen, én hij is zelf IB-relatie. Zijn partner Petra is ook IB-relatie. In dit geval worden er vier aparte relaties aangemaakt:

Relatie	Type (Kolom B in het importbestand)
De Vries Holding B.V.	O (Organisatie met relatienummer 100)
Cement B.V.	O (Organisatie met relatienummer 100.1)
Jan de Vries	P (Persoon met relatienummer 100.2)
Petra de Vries	P (Persoon met relatienummer 100.3)

3. Uitleg importsjabloon: Contacten

Contactpersonen zijn de mensen die daadwerkelijk toegang krijgen tot Mijn Kantoor en met wie jij als kantoor communiceert. Elk contact wordt gekoppeld aan één of meerdere relaties. Hierdoor kan een persoon bijvoorbeeld toegang krijgen tot zowel een privé- als een zakelijk dossier.

Koppeling via relatienummer

In het importvoorbeeldbestand Contacten geef je per contactpersoon aan bij welk(e) relatienummer(s) deze hoort. Dit doe je in kolom L (gekoppelde relaties) van het contacten-sjabloon.

Voorbeeld:

Jan de Vries wordt opgevoerd als contactpersoon. In kolom O geef je zowel het relatienummer op van zijn IB-dossier als van zijn twee ondernemingen. Na de import heeft Jan toegang tot al deze dossiers – die onderling gescheiden blijven.

4. Uitleg van velden importbestand: Relaties

De volgende twee paragrafen leggen uit wat de betekenis is van de verschillende velden, welke waardes je kunt gebruiken en of het veld verplicht of optioneel is.

Naam Kolom	Omschrijving Veld
Relatienaam/weergavenaam	Dit is de naam zoals hij in het CRM overzicht getoond wordt bij relaties
Type	Indien het een organisatie betreft dan een O invullen. Indien het een Relatie-IB betreft, dan een P invullen. Een I kan gekozen worden als het een interne organisatie betreft. Een L kan gekozen worden als het een leverancier betreft.
Relatienummer	Elke relatie (zowel IB-klant als organisatie) dient een uniek relatienummer te krijgen. Dit mag ook 10001, 10002, 10003,… worden wanneer er geen nummers bekend zijn.
Rechtsvorm	Keuze uit: B.V.; N.V.; C.V.; V.O.F.; Eenmanszaak; Maatschap; Vereniging; Stichting; Coöperatie; Vennootschap; Buitenlandse Vennootschap; Zelfstandige zonder personeel; Private Limited Company; Kerkgenootschappen
RSIN (organisatie) of BSN (P/EMZ)	Voor organisaties (O) dient het RSIN ingevuld te worden / voor relatie-IB (P) dient het BSN nummer ingevuld te worden conform format: 8 of 9 cijfers, moet voldoend aan de elfproef
BTW ID nr (P of EMZ)	Dit nummer dient bij relatie-IB (P) of bij eenmanszaken (O) ingevuld te worden conform format: NL gevolgd door 9 cijfers gevold door B gevolgd door 2 cijfers (NLxxxxxxxxxBxx)
OB nummer (Organisatie)	Het BTW/omzetbelastingnummer dient ingevuld te worden conform format: 9 cijfers gevolgd door B gevolgd door 2 cijfers (xxxxxxxxxBxx). Dus zonder NL.
LB nummer (Organisatie)	Indien je salarisverwerking doet voor deze klant, dient hier het LB nummer ingevuld te worden op basis van format: 9 cijfers gevold door L gevolgd door 2 cijfers (xxxxxxxxxLxx)
KvK nummer (Organisatie)	Het Kvk nummer dient ingevuld te worden conform format: 8 cijfers

5. Uitleg van velden importbestand: Contacten

Hieronder vind je de uitleg van de verschillende velden die beschikbaar zijn om in te vullen bij het importvoorbeeldbestand voor contacten.

Naam Kolom	Omschrijving Veld
Contactnummer	Elk contactpersoon dient een uniek nummer te krijgen. Dit mag ook zelfgekozen nummers zoals 1,2,3,4,5 worden wanneer er geen nummers bekend zijn.
Aanhef	Vul hier van het contactpersoon de aanhef in
Roepnaam	Dit is de naam waarop iemand wordt aangesproken
Voorletters	Plaats hier de voorletters
Tussenvoegsel	Plaats hier het tussenvoegsel (indien van toepassing)
Achternaam	Plaats hier de achternaam
E-mailadres	Dit is verplicht om uiteindelijk contacten te kunnen uitnodigen voor Mijn Kantoor en toegang te geven tot hun dossiers
Gekoppeld aan relatie	Geef in dit veld weer waar het contactpersoon aan gekoppeld moet worden. Dit kan bijvoorbeeld aan meerdere organisaties zijn, maar ook aan zijn eigen en/of IB-dossier van zijn/haar partner. Voorbeeld: Jan de Vries is als contactpersoon gekoppeld aan twee organisaties met klantnummer 230 en 230 en aan de IB-relaties 232 en 233. Vul in dit kolom dan de klantnummers puntkommagescheiden in: 230;231;232;233
Functie	Deze functie is nodig om uiteindelijk automatiseringen te kunnen activeren en ervoor te zorgen dat taken bij de juiste persoon terechtkomen. Standaard kan hier gekozen worden voor Gevolmachtigde. Dit betekent dat iemand alle taken standaard op zijn bordje krijgt nadat die persoon is uitgenodigd binnen Mijn Kantoor.