Google Drive Integratie

Voordelen van de koppeling met Google Drive

Met de Google Drive-integratie binnen Mijn Kantoor profiteer je van de volgende voordelen:

• Automatische dossierstructuur: Voor elke relatie in Mijn Kantoor wordt automatisch een mappenstructuur aangemaakt in Google Drive.
• Live bewerken: Documenten kunnen rechtstreeks vanuit Google Drive worden bewerkt. Aanpassingen zijn direct zichtbaar in Mijn Kantoor.
• Altijd up-to-date: Door de directe koppeling werk je altijd met de laatste versie van elk document.
• Samenwerking: Werk eenvoudig samen met collega’s of klanten via gedeelde Google Drive-mappen.
• Veilige opslag: Alle bestanden worden veilig opgeslagen in je eigen Google Drive-omgeving.

🛠️ Stappenplan: Google Drive koppelen met Mijn Kantoor

Voor deze stappen heb je toegang nodig tot de Google Cloud Console én tot het beheerportaal van Mijn Kantoor.

Stap 1. Open Google Cloud Console

1. Ga naar: https://console.cloud.google.com
2. Klik linksboven op de select box om de juiste organisatie te selecteren

Stap 2. Maak een nieuw project aan

1. Klik rechtsboven op "Nieuw project".
2. Geef het project een logische naam, zoals mijn-kantoor-drive.
3. Klik op Aanmaken.

Stap 3: Activeer de Google Drive API

1. Selecteer het zojuist aangemaakte project via de projectselectiebox.
2. Ga naar het menu aan de linkerkant en kies "API's en services" > "Library".
3. Zoek naar "Google Drive API".
4. Klik op het resultaat en daarna op "Enable" (inschakelen).

Stap 4. Maak credentials aan

• Klik rechtsboven op "Create credentials" > Service Account
• Volg de stappen:
  • Stap 1: Kies een herkenbare naam, zoals mijn-kantoor-drive-service-account.
  • Klik op Next.
  • Stap 2 en 3: Deze kun je overslaan.
  • Klik op Done.

Stap 5. Maak een JSON-sleutel aan

1. Ga in het linker menu naar "Credentials".
2. Zoek het zojuist aangemaakte Service Account en klik op "Bewerken" (edit).

3. Ga naar het tabblad "Keys".
4. Klik op "Add key" > "Create new key".
5. Kies het bestandsformaat JSON.
6. Klik op "Create" – het .json-bestand wordt automatisch gedownload.
7. Bewaar dit bestand goed, het is nodig voor de koppeling in Mijn Kantoor.

Stap 6. Service Account toevoegen gedeelde drive

1. Maak een gedeelde drive aan waarin de relatiedossiers aangemaakt kunnen worden
2. Bij toegang beheren voeg je het e-mailadres van het service account toe

Stap 7: Integratie activeren in Mijn Kantoor

De laatste stap om Google Drive te koppelen met Mijn Kantoor is door de integratie te activeren in Mijn Kantoor. Dit doe je als volgt:

1. Open Mijn Kantoor en navigeer naar Beheer > Integraties
2. Klik op de tegel Google Drive
3. Zet de optie Ingeschakeld op Ja
4. Upload het JSON-bestand dat je hebt gegenereerd in stap 5

Stap 7: Broninstellingen

1. Vervolgens selecteer je bij Google Drive-opslag de naam van de opslag in Google Drive die gekoppeld dient te worden met Mijn Kantoor; we raden aan om hier een aparte opslag voor aan te maken zodat daar alle relatiedossiers kunnen worden aangemaakt.
2. Schakel toestaan dat MKA tijdelijke rechten geeft wanneer de gebruiker op bewerken klikt in door deze op Ja te zetten. Alle teamleden kunnen dan bestanden live bewerken via Mijn Kantoor.

Stap 8: Synchronisatie instellingen

1. Pas de synchronisatie-instellingen aan zoals gewenst: kies bij template voor {number} - {name?} of {name?} - {number}
2. Maak in de CRM module > Relaties een Sjabloonklant (Google Drive) aan met het type intern: we raden aan hier een afwijkend relatienummer aan te geven en een naam zoals Sjabloon Google Drive
3. Ga vervolgens terug naar Beheer > Integraties > Google Drive Synchronisatie > Synchronisatie-instellingen en selecteer de sjabloonklant onder ‘Selecteer een sjabloon om de map synchronisatie op te baseren’.
4. Schakel onderaan bij de synchronisatie-instellingen de Standaard mapping gebruiken in om de mappen en koppeling van het template aan te maken.
5. Test de integratie door een document in Mijn Kantoor te uploaden en controleer of het in Google Drive verschijnt