Outlook Plugin (Pilot)

Wat doet de add in?

• E-mails opslaan als HTML-document in MijnKantoor 
• Bijlagen los of als onderdeel van de e-mail opslaan 
• Relatie selecteren o.b.v. e-mailadres (onthoudt keuze per e-mail) 
• Dossiermap en periode/jaar kiezen 
• Waarschuwingen tonen bij mappen die gedeeld zijn met klanten 

Installatiehandleiding

Doorloop onderstaande stappen om de Outlook Plugin toe te voegen aan jouw individuele Outlook account:

1. Ga naar https://aka.ms/olksideload
   (Log in met je Microsoft-account indien nodig.)
2. Er verschijnt een venster over Outlook heen.
3. Klik links op 'Mijn invoegtoepassingen'.
4. Scroll naar beneden en klik op 'Aangepaste invoegtoepassing toevoegen'.
5. Kies: “Toevoegen met behulp van URL”
6. Voeg deze URL in: https://outlook-addin.mijnkantoorapp.nl/manifest.xml
7. Ververs de browser (druk op F5).

✅ Let op: Indien de add-in correct werkt, kan een beheerder deze later ook organisatiebreed installeren. Zorg eerst dat de individuele installatie goed functioneert.

Organisatiebrede installatie

Volg onderstaande stappen om de MijnKantoor add-in centraal beschikbaar te stellen voor alle gebruikers binnen jouw organisatie via het Microsoft 365 Admin Center.

Voorwaarden

• Je bent Microsoft 365 Global Administrator 
• Outlook wordt gebruikt binnen Microsoft 365 (Exchange Online) 

Stappenplan

1. Ga naar: Microsoft 365 Admin Center 
2. In het linker menu, klik op “Instellingen” → “Geïntegreerde apps” 
3. Klik op “Add-ins beheren” 
4. Klik op “+ Implementeren” → “Aangepaste add-in” 
5. Kies: “Toevoegen met behulp van URL” 
6. Voer deze URL in: 
   https://outlook-addin.mijnkantoorapp.nl/manifest.xml 
7. Klik op Volgende 
8. Selecteer “Iedereen” of kies specifieke gebruikers/groepen 
9. Kies Automatisch installeren (aanbevolen) 
10. Klik op Voltooien 

Na enkele minuten is de add-in beschikbaar voor de gekozen gebruikers. Ze hoeven alleen nog maar eenmalig in te loggen. 

🔎 De add-in gebruiken

Zodra de add-in is toegevoegd:

1. Open een e-mail in Outlook.
2. Klik op het apps-icoontje (lijkt op een wafel) rechtsboven.
3. Kies "MijnKantoor".
4. Optioneel: Pin de add-in met het punaise-icoontje zodat deze altijd zichtbaar is.
5. Open de plugin en login met je MijnKantoor account (dit kan twee keer nodig zijn)
6. Selecteer de betreffende relatie in Mijn Kantoor (de keuze wordt lokaal onthouden op basis van het e-mailadres)
7. Kies of je een bijlage wilt opslaan met eventueel een jaartal voor de bijlage

Automatisch labelen van verwerkte e-mails

Na het succesvol opslaan van een e-mail via de MijnKantoor add-in, wordt deze automatisch voorzien van de categorie "MijnKantoor". Hierdoor is in één oogopslag zichtbaar welke e-mails al verwerkt zijn, wat dubbele acties voorkomt en zorgt voor een overzichtelijke mailbox. 

ℹ️ Belangrijk: deze categorie moet eenmalig handmatig worden aangemaakt in Outlook voordat deze gebruikt kan worden. Outlook maakt namelijk geen nieuwe categorieën automatisch aan via een add-in. 

🔧 Zo maak je de categorie "MijnKantoor" aan

1. Open Outlook (desktopversie). 
2. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige e-mail. 
3. Ga naar “Categoriseren” → “Alle categorieën…” 
4. Klik op “Nieuw…” 
5. Vul als naam in: MijnKantoor (let op hoofd- en kleine letters) 
6. Kies optioneel een kleur, bijvoorbeeld blauw of groen 
7. Klik op OK en sluit het venster 

Vanaf nu wordt de categorie automatisch toegepast op verwerkte e-mails. 

✅ Ondersteunende Outlook-versies

De add-in werkt momenteel alleen in de volgende Outlook-versies:

• Outlook 365 klassiek (desktop)
• Outlook 365 nieuw (desktop)
• Outlook Web (browser)

❌ Andere versies van Outlook worden op dit moment niet ondersteund.

ℹ️ Aanvullende informatie

Zodra je een email verwerkt (dus laatste stap) dan volgt daarna de vraag of je voortaan de mail afkomstig van dit adres altijd aan deze relatie wil hangen. Dit werkt alleen als er maar één relatie is geselecteerd.

De volgende keer als je een e-mail selecteert van met dit adres, wordt de relatie direct geselecteerd. Indien je deze dan verwijdert uit de selectie, wordt deze match ook direct opgeruimd.

Let wel: het matchen van e-mail vs relatie is alleen op je eigen PC.