OCR-verwerking van documenten

Wat is OCR?

OCR (Optical Character Recognition) is technologie die automatisch tekst en cijfers op facturen herkent en omzet naar digitale, bewerkbare gegevens. Hierdoor hoeven factuurgegevens niet handmatig te worden ingevoerd in de boekhouding, wat tijd bespaart en de kans op fouten verkleint.

OCR en Mijn Kantoor

Mijn Kantoor beschikt zelf niet over een OCR-functionaliteit en leest documenten niet uit. Dit is een bewuste keuze, omdat Mijn Kantoor geen boekhoudpakket is. Wel kunnen documenten automatisch worden doorgestuurd naar een extern OCR-pakket, zoals e-Boekhouden of Zenvoices, zodat deze daar verder verwerkt kunnen worden.

Vraagposten

OCR-verwerking vanuit het dossier

Wanneer een inkoop- of verkoopfactuur wordt geüpload in de daarvoor ingestelde dossiermap, kan deze automatisch worden doorgestuurd naar het gekoppelde OCR-pakket.

De verzending verloopt per e-mail vanaf:

accounts@mijnkantoorapp.nl

Documenten worden alleen doorgestuurd wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:

Onder Beheer > Dossier > Algemeen zijn de mappen ingesteld voor:
- Relatiedossier OCR inkoop
- Relatiedossier OCR verkoop
OCR is ingeschakeld bij de relatie:
- CRM > Relatie > Alle gegevens > Synchronisatie e-mailadressen > OCR ingeschakeld
Voor de relatie zijn OCR e-mailadressen ingesteld voor zowel inkoop als verkoop.

Wanneer aan deze voorwaarden is voldaan, worden documenten die in de ingestelde OCR-mappen worden geplaatst elk kwartier automatisch verzonden naar het ingestelde OCR e-mailadres.

De verzendstatus is terug te vinden bij het specifieke document binnen het dossier.

OCR-verwerking vanuit vraagposttaken

Ook documenten die via een vraagposttaak worden aangeleverd kunnen automatisch worden verwerkt.

Tijdens het uploaden kiest de relatie of het document een inkoopdocument of verkoopdocument is.

Na het afronden van de taak gebeurt vervolgens automatisch het volgende:

Het document wordt opgeslagen in de juiste dossiermap op basis van de gekozen documentsoort.
Wanneer een OCR-koppeling is ingericht, wordt het document direct doorgestuurd naar het gekoppelde OCR-pakket.
Er is geen handmatige goedkeuring meer nodig.

Hierdoor verloopt de verwerking sneller, efficiënter en worden documenten direct in de juiste verwerkingsstroom geplaatst.

Vraagposten

Geen OCR-koppeling ingericht?

Maakt de relatie geen gebruik van een OCR-koppeling, dan wordt het document niet doorgestuurd.

Het document wordt dan:

opgeslagen in de ingestelde dossiermap (indien aanwezig);
of, wanneer geen dossiermap is ingesteld, geplaatst in de inboxmap.

Bijzonderheden

Alleen documenten die minder dan één maand geleden zijn geüpload worden automatisch naar het OCR-pakket verzonden.
Sommige OCR-pakketten vereisen dat het afzenderadres accounts@mijnkantoorapp.nl expliciet wordt toegestaan.
Sommige OCR-pakketten hanteren een maximale bestandsgrootte voor bijlagen. Deze limiet kan worden ingesteld via:
- Beheer > Dossier > Algemeen > OCR-bijlage limiet in MB
Bestanden die groter zijn dan deze limiet worden niet verzonden. De foutmelding is zichtbaar in het tabblad OCR.