Dossier vullen

Dossier vullen met dossieritems

Nadat het cliëntdossier is ingericht (beheer) voor kantoorgebruik en de mappen zijn ontsloten naar cliënten, is het zaak het dossier te vullen met relevante items.

TIP: Zorg voor het uitnodigen van cliënten dat er een of meerdere dossieritems in het dossier van de cliënt aanwezig zijn. Permanente dossierstukken lenen zich goed voor een startpositie. In deze stukken zit veel toegevoegde waarde voor cliënten. Zij kunnen dan online en via de app makkelijk stukken raadplegen zoals leningovereenkomsten, statuten, samenwerkingsovereenkomsten, etc. Het permanente dossier wordt hierdoor een product/dienst van het kantoor in plaats van een interne vaktechnische aangelegenheid.

Belangrijk uitgangspunt in het dossier is dat deze eigendom is van de accountant. Een cliënt kan derhalve alleen raadplegen en geen dossierstukken bewerken of verplaatsen. Ook kan een cliënt niet zelfstandig dossiermappen via dossier vullen. Een cliënt kan uitsluitend aanleveren via een bericht met of zonder een document uitvraag taak. De accountant bepaalt of en waar het dossierstuk wordt opgeslagen.

Lees meer over de achtergrond van de aandachtspunten voor een online dossier in de cloud in relatie tot wet- en regelgeving: De cloud en dossiervoering: 5 spelregels voor accountants - Mijn Kantoor

Het vullen van het dossier kan op 5 manieren

Een cliënt levert (pro actief) stukken aan via een bericht, zonder dat daarvoor een document uitvraagtaak is gegeven. Dit dossierstuk wordt in de Inbox (standaard ingestelde map) geplaatst en vanuit de inbox kan het document door de medewerker naar de map verplaatst worden waar het in thuis hoort
Een cliënt levert (reactief) stukken aan via een bericht op basis van een document uitvraag taak. De upload wordt direct in de juiste (vooraf door de accountant geselec cliëntteerde) map geplaatst.
Een medewerker van het kantoor upload een of meerdere stukken in een dossiermap. De maximale upload per bestand is daarbij gesteld op 100 MB. De upload per keer is niet gelimiteerd. Mijn Kantoor upload de batch en importeert daarbij de geselecteerde bestanden per stuk.
[binnenkort leverbaar] Een migratietool die op het netwerk of een pc van een kantoor kan worden geïnstalleerd. Deze tool (software) zorgt ervoor dat mappen in hun geheel naar een cliëntdossier binnen Mijn Kantoor worden gestuurd.
Door middel van dossier integratie met een bron (cloud)applicatie via API.