E-mail Verwerking

Instellen voorkeurscommunicatie

Voordat je de e-mails gaat verwerken, is het van belang dat je op relatieniveau de voorkeurscommunicatie instelt. Hier bepaal je wie het voorkeurscontactpersoon is en of je per e-mail, chat of beide communiceert met deze relatie. Dit doe je in de CRM-module > selecteer de relatie > alle gegevens > contactinformatie.

Het is goed om te weten dat naast de chat er ook de mogelijkheid bestaat om alle berichten, taken en documentuitvragen die je naar een relatie wilt sturen, in de e-mail te laten landen. Je dient daarvoor in de CRM module op relatieniveau bij het tabblad Alle gegevens aan te geven welke voorkeurscommunicatie je met de relatie wilt hebben: chat of e-mail. Wanneer je deze instelling opslaat, zal elke vorm van communicatie met de relatie via de mail plaatsvinden (uitgaand).

Let op:

• Bij voorkeurscommunicatie chat heeft de relatie toegang tot het platform van Mijn Kantoor en kan hij of zij chatten via de browser en mobiele app. De relatie heeft ook de mogelijkheid om e-mails te versturen. Vanuit het kantoor beredeneerd: hiermee heeft de relatie toegang tot zijn of haar dossier en alles wat je open kunt zetten voor relaties.
• Bij voorkeurscommunicatie e-mail heeft de relatie geen toegang tot zijn of haar dossier, mobiele app en andere weergaven binnen Mijn Kantoor. De communicatie zal namens het kantoor via de mail worden afgeleverd bij de relatie.

Tabblad Inkomend

Alle nieuwste berichten worden elke 5 minuten vanuit jouw gekoppelde mailbox door Mijn Kantoor binnengehaald. De e-mails komen in Mijn Kantoor eerst binnen in de verwerkingsmodule (Verwerking > E-mail verwerking). Teamleden met de rol ‘manager’ kunnen alle e-mails zien die hier binnenkomen; overige teamleden kunnen alleen e-mails zien van adressen waar zij aan gekoppeld zijn via hun e-mailadres, een rol of een team. Elke 5 minuten probeert Mijn Kantoor de openstaande e-mails te verwerken en daarmee een chat of mail te starten.

De reden waarom een e-mail niet verwerkt kan worden, vind je terug in de verwerkingsmodule. De ongeldige status kan worden geopend om de foutmelding te bekijken. Vaak kan het probleem door jullie zelf worden opgelost door bijvoorbeeld een contact aan te maken of het e-mailadres te koppelen aan een bestaand contact. Na het oplossen van het probleem kun je de e-mail opnieuw laten verwerken door op ‘opnieuw proberen’ te klikken. Hoe meer problemen je oplost, hoe slimmer de verwerking zal worden.

E-mails verwerken voor het dossier

E-mails die opgeslagen worden in het dossier worden niet automatisch verwerkt zoals dat voor berichtverwerking wel zo is. De e-mails krijgen een status Handmatig verwerken en worden niet automatisch verwerkt. Via de dossierknop in de lijst onder Verwerking > E-mail verwerking kun je de e-mail en bijlagen handmatig opslaan in het dossier. Deze knop is ook zichtbaar voor e-mails die wel verwerkt zijn naar een bericht, mocht je de bijlagen en de e-mail toch willen opslaan in het dossier.

Als de e-mail een reactie betreft op een eerder opgeslagen e-mail, kun je ervoor kiezen om de e-mail samen te voegen met een document dat al opgeslagen is in het dossier. Mijn Kantoor zal automatisch de e-mail proberen te vinden die al opgeslagen is. Wanneer voor deze optie gekozen wordt, zal de originele e-mail als gerelateerd document getoond worden in het dossier.

Daarnaast kun je ervoor kiezen de bijlagen op te slaan als subdocument/gerelateerd document. Dan zal alleen het bericht zichtbaar zijn in het dossier; de bijlagen worden getoond als gerelateerd document. Per bijlage kun je kiezen of je deze wilt opslaan in het dossier en op welke locatie. Als de e-mail verwerkt is in het dossier, krijgt deze een ‘verwerkt’-status.

E-mails blokkeren voor verwerking

We hebben een extra tabblad ‘Niet verwerken’ toegevoegd in de e-mailverwerkingslijst. De functionaliteit hiervan is vergelijkbaar met het archiveren van berichten en SBR-aangiften. E-mails die gemarkeerd worden als ‘niet verwerken’ worden niet verwerkt als bericht en kunnen niet worden opgeslagen in het dossier, tenzij je de e-mail openstelt voor verwerking via de optieknop.

Verder zal wanneer een contact een reactie stuurt op een e-mail die verzonden is vanuit Mijn Kantoor, zal de verantwoordelijke van het e-mailadres op de hoogte worden gebracht.

Tabblad Afzenders

In de e-mailverwerkingslijst heb je een tabblad ‘Afzenders’. Hier komen afzenders te staan die geblokkeerd zijn of handmatig verwerkt moeten worden. Als je een e-mailadres niet meer handmatig wilt verwerken, kun je deze verwijderen uit de afzenderslijst.

Tabblad Uitgaand

Hier staan alle e-mails die je vanuit Mijn Kantoor naar je relaties of collega’s hebt verstuurd. Hiermee kun je controleren of je e-mail goed terecht is gekomen bij de relatie.

Statussen

• Open – Het systeem zal de e-mail proberen te verwerken naar een chat.
• Verwerkt – De e-mail is verwerkt.
• Fatale fout – De e-mail kon niet verwerkt worden door een error die de gebruiker zelf niet kan oplossen. Contact opnemen met MKA-support is vereist.
• Ongeldig – De e-mail kon niet verwerkt worden door een fout die door de gebruiker opgelost kan worden.
• Handmatig verwerken / wacht op verwerking – Het systeem verwerkt de e-mail niet automatisch omdat ingesteld is dat e-mails afkomstig van deze afzender handmatig verwerkt worden.
• Genegeerd – De e-mail zal niet verwerkt worden omdat de afzender is ingesteld

Veelvoorkomende Foutmeldingen

Hieronder vind je een overzicht van veelvoorkomende foutmeldingen wat ze inhouden