Nmbrs

Werking van de integratie

Met de koppeling tussen Nmbrs en Mijn Kantoor worden loonaangiften automatisch opgehaald uit Nmbrs. Zodra een aangifte daar beschikbaar is, wordt deze direct doorgestuurd naar de juiste klant via Mijn Kantoor. Indien van toepassing, wordt de aangifte ook automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst.

Daarnaast, kunnen loonstroken, SEPA-bestanden en jaarwerk worden opgehaald vanuit Nmbrs zodat deze gelijk in het dossier van de klant worden geplaatst.

Deze automatische verwerking zorgt ervoor dat je minder handmatige handelingen hoeft uit te voeren en altijd inzicht hebt in de status van de aangifte, zonder dat je hier extra stappen voor hoeft te zetten.

Welke gegevens worden gesynchroniseerd?

De volgende gegevens kunnen worden gesynchroniseerd tussen Mijn Kantoor en Nmbrs:

• Loonaangiftes: Automatische overdracht en verwerking van loonaangiften.
• Loonstroken: Ophalen van loonstroken voor werknemers.
• SEPA-bestanden: Betalingsbestanden voor salarisuitbetalingen.
• Relatiegegevens: Koppeling en synchronisatie van werknemers en bedrijven.
• Jaarstukken: Als ze locked zijn.

Optioneel kunnen alleen loonaangiftes met een specifieke status, zoals ‘locked’, worden opgehaald.

Hoe koppel je Mijn Kantoor met Nmbrs?

Om Mijn Kantoor te koppelen met Nmbrs, volg je de onderstaande stappen:

Let op: voordat jij de koppeling gaat leggen tussen Nmbrs en Mijn Kantoor is het van belang dat je beschikt over Admin rechten in Nmbrs.

Stap 1: Navigeren naar de Integratiepagina

1. Ga in Mijn Kantoor naar Beheer.
2. Klik op Integraties.
3. Kies de Nmbrs-tegel.

Stap 2: Voer de Integratie gegevens in

Open nu Nmbrs om de volgende informatie op te halen en de gegevens in te vullen in Mijn Kantoor.

Client ID: Dit is het e-mailadres waarmee jij inlogt in Nmbrs

Client Secret: Dit is de API-token die je genereert via Instellingen in Nmbrs. Doorloop de volgende stappen om deze te kunnen genereren:

1. Zorg dat je bent ingelogd in Nmbrs met een admin account
2. Klik op het icoontje rechts bovenin de hoek van het scherm
3. Klik vervolgens op Gebruiker profiel
4. Klik op het tabje API token
5. Klik op API account activeren om de token op te vragen

• Tenant Key: Dit is het gedeelte van jullie Nmbrs subdomein, bijvoorbeeld uit kantoor.nmbrs.nl haal je kantoor.
• Tenant Name: Dit mag de naam van het kantoor zijn (niet noodzakelijk voor de integratie).

Stap 3: Instellen van de gebruikersrechten in Nmbrs

Om het jaarwerk vanuit Nmbrs op te halen, moet je ervoor zorgen dat jouw Nmbrs-adminaccount de juiste rechten heeft. Dit doe je nadat je de API-token hebt gegenereerd. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

Navigeer naar de juiste instellingen:

• Ga in Nmbrs naar Instellingen > User templates.
• Selecteer het template dat aan jouw gebruiker is gekoppeld.

Aanpassen van API-rechten:

• Klik op de tandwieltjes in de kolom API.
• Er opent een nieuw scherm genaamd "Webservices Right Edit".
• Ga naar Company services en zet alle rechten die beginnen met "SalaryDocuments_AnnualDocument" op Actief.

Na het opslaan van deze wijzigingen heeft jouw account de juiste rechten om het jaarwerk uit Nmbrs op te halen.

Stap 4: Instellen van de Synchronisatie

1. Kies de richting van de synchronisatie:

• Inkomend (gegevens uit Nmbrs ophalen).
• Uitgaand (gegevens naar Nmbrs sturen).

2. Koppel de relaties tussen Mijn Kantoor en Nmbrs.
3. Bij een uitgaande synchronisatierichting, zet de directe sync aan (zorg ervoor dat alle bestaande relaties in Mijn Kantoor up-to-date en kloppend zijn voordat je deze functie aanzet. Het kan namelijk zijn dat data wordt overschreven in Nmbrs)

Stap 5: Configuratie van de Synchronisatie-instellingen

• Bepaal of het nummer moet overeenkomen.
• Kies of de volgende gegevens opgehaald moeten worden uit Nmbrs:
  • Loonaangiftes.
  • Loonstroken.
  • SEPA-bestanden.
• (Optioneel) Stel in dat alleen aangiftes met een specifieke status worden opgehaald. Als dit niet wordt ingesteld, worden standaard alle aangiftes met de status ‘locked’ opgehaald uit Nmbrs.

Na het doorlopen van deze stappen is de integratie voltooid en zal Mijn Kantoor automatisch gegevens synchroniseren met Nmbrs.

Veelvoorkomende vragen en problemen

❓ Welke rechten zijn nodig voor de Nmbrs integratie?

De gebruiker die de koppeling met Nmbrs legt, dient over voldoende (admin) rechten te beschikken om loonaangiftes, loonstroken en SEPA-bestanden te kunnen ophalen.

❓ Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?

De loonstroken en sepa bestanden worden elk uur tussen 07:00 en 20:00 uur gesynchroniseerd en het jaarwerk kun je naar wens op laten halen door een bulk actie in de CRM module > Relatie Insights.

❓ Kan ik de synchronisatie beperken tot specifieke gegevens?

Ja, je kunt instellen of je loonaangiftes, loonstroken en SEPA-bestanden wilt ophalen en of alleen aangiftes met een bepaalde status worden gesynchroniseerd.

❓ Moet ik kiezen voor een inkomende of uitgaande synchronisatie richting?

• Inkomende synchronisatie: Kies deze optie als Nmbrs de primaire bron is en Mijn Kantoor de gegevens moet overnemen.
• Uitgaande synchronisatie: Kies deze optie als Mijn Kantoor leidend is en Nmbrs synchroon moet blijven.

❓ De API-koppeling werkt niet

• Controleer of de Client ID, Client Secret, en Tenant Key correct zijn ingevuld.
• Zorg ervoor dat de API-token in Nmbrs geldig is en dat de juiste rechten zijn toegewezen.

❓ Loonaangiftes of loonstroken worden niet opgehaald

• Controleer of de optie om loonaangiftes of loonstroken op te halen is ingeschakeld.
• Zorg ervoor dat de juiste status is geselecteerd (bijvoorbeeld ‘locked’ voor aangiftes).

❓ Ik krijg de foutmelding: ‘Tenant Key niet gevonden’

❓ Waarom komen er geen SEPA bestanden binnen in Mijn Kantoor?

Om de SEPA bestanden binnen te laten komen moet:

• Er een koppeling bestaan voor de relatie tussen NMBRS en Mijn Kantoor
• Het veld 'betalingsdag salaris' op de klantkaart zijn ingevuld in Mijn Kantoor
• De optie 'SEPA ophalen' op de integratie ingeschakeld zijn.

Controleer of de Tenant Key correct is ingevuld. Dit is het gedeelte vóór .nmbrs.nl in de URL van je Nmbrs-account.

❓ Welke loonstroken worden opgehaald?

Wanneer je hebt ingesteld dat loonstroken vanuit Nmbrs worden opgehaald en in het dossier van de betreffende relatie worden geplaatst, worden alle loonstroken van de afgelopen 60 dagen opgehaald.

❓ De sepa bestanden worden niet opgehaald. Hoe kan dat?

Om de sepa bestanden uit Nmbrs op te laten halen, dient het veld uitbetalingsdag salaris ook te zijn ingevuld in het CRM onder ‘Alle gegevens’ bij de relatie. Wanneer dit is ingeschakeld en je in de koppeling van Nmbrs onder beheer > integraties ook hebt ingeschakeld dat de sepa bestanden opgehaald dienen te worden, worden deze in het dossier van de relatie geplaatst.