Nextens CRM

Voordelen van de Integratie met Mijn Kantoor

De koppeling tussen Mijn Kantoor en Nextens CRM zorgt voor een efficiënte workflow. Belangrijke administratieve gegevens worden automatisch gesynchroniseerd, waardoor:

✅ Dubbele invoer en fouten worden verminderd en klantgegevens zijn daarmee altijd up-to-date
✅ Alle klantinformatie op één centrale plek beschikbaar is
✅ Er minder handmatige acties nodig zijn voor het up-to-date houden van gegevens
✅ Correcte en actuele RSIN/BSN-, BTW- en KvK-nummers opgeslagen zijn in beide systemen

Door het CRM van Mijn Kantoor als bron te gebruiken, blijven klantgegevens actueel en correct gekoppeld. Dit voorkomt handmatige aanpassingen en verhoogt de nauwkeurigheid van de administratie.

Welke gegevens worden gesynchroniseerd?

De volgende gegevens worden uitgewisseld tussen Mijn Kantoor en Nextens CRM:

• Nummer
• Titel voor naam
• Naam (initialen, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, titel achter naam)
• E-mailadres
• Telefoonnummer (vast en mobiel)
• Website
• Relatie sinds
• RSIN/BSN-nummer
• KvK-nummer
• BTW-id-nummer
• Bezoekadres en postadres (straat, postcode, plaats, land)
• Geboortedatum en overlijdensdatum
• Geslacht

Hoe koppel je Mijn Kantoor met Nextens CRM?

Om de koppeling met het CRM van Nextens juist in te stellen, dien je eerst de verbinding in te stellen en vervolgens ga je de cache vullen met klantgegevens.

Stap 1: Instellen van de verbinding

1. Open een nieuw tabblad en login op jouw Nextens account
2. Klik rechtsboven op jouw gebruikersnaam en navigeer naar Instellingen
3. Navigeer nu naar Koppelingen>MijnKantoorApp.
4. Onder het kopje 'Voor NAW synchronisatie' voer je jouw Nextens wachtwoord in en klik op 'Toevoegen'. Er wordt nu een token zichtbaar.
5. Kopieer de aangemaakte token.

6. Ga in Mijn Kantoor naar Beheer>Integraties> Nextens CRM.
7. Voer de token in bij het veld 'token'.
8. Vul in het veld 'Omgevings ID' jouw kantoornaam in
9. Bepaal hier ook de synchronisatierichting (Inkomend of Uitgaand)

Stap 2: Cache vullen met klantgegevens

Omdat Nextens geen mogelijkheid biedt om alle relaties direct op te halen, moeten deze handmatig in de cache van Mijn Kantoor worden. Dit doe je door de volgende stappen te doorlopen.

1. Exporteer de klantenlijst in Nextens naar een Excel-bestand.

   • Ga naar Nextens > Klanten

   • Klik rechtsboven op het tabel icoon en selecteer alle kolommen behalve de kolom opmerkingen
   • Klik op het export icoon om het bestand te exporteren naar Excel

2. Zet het Excel-bestand om naar een CSV-bestand:CSV UTF-8 (door komma’s gescheiden)
3. Ga in Mijn Kantoor naar Beheer>Integraties>Nextens CRM.
4. Klik op Bewerken en ga naar het tabblad Importeren.
5. Upload het CSV-bestand. De cache wordt nu gevuld en de integratie is klaar voor gebruik.

Veelvoorkomende vragen en problemen

❓ De synchronisatie werkt niet, wat kan ik doen?

• Controleer of de token correct is ingevoerd in Mijn Kantoor onder Beheer > Integraties > Nextens CRM
• Controleer of de koppeling in Nextens CRM is geactiveerd.
• Zorg ervoor dat relaties handmatig zijn toegevoegd via de cache upload.
• Herstart Mijn Kantoor en probeer opnieuw de koppeling met Nextens CRM te leggen via Beheer > Integraties > Nextens CRM

❓ De gegevens in Nextens en Mijn Kantoor komen niet overeen.

• Controleer of er recente wijzigingen zijn doorgevoerd in Nextens en of deze al zijn gesynchroniseerd.
• Voer handmatig een cache-update uit door opnieuw cliënten te uploaden.

❓ Hoe kan ik een relatie koppelen?

• Ga naar Beheer>Integraties>Instellen en koppel de relaties handmatig indien nodig.
• De automatische matching werkt op basis van het RSIN/BSN-nummer.

❓ Hoe stel ik accordering van aangiftes via Mijn Kantoor in?

• Ga naar Beheer>Integraties>Nextens Aangiftes.
• Activeer de integratie en stel de accordering in Nextens in op Mijn Kantoor.
• Koppel klantniveau per aangifte type.