Vraagposten

Voordelen van de Integratie

De voordelen van de integratie met vraagposten en Mijn Kantoor zijn:

✅ Vraagposten worden direct gekoppeld aan de juiste relatie en administratie.
✅ Door integratie met de chatfunctie worden vraagposten direct gedeeld met de juiste contactpersonen.
✅ Vraagposten kunnen automatisch of handmatig worden verzonden en verwerkt.
✅ Ingeleverde documenten kunnen direct aan de juiste administratie worden gekoppeld.

Hoe koppel je Mijn Kantoor met Vraagposten?

Om gebruik te kunnen maken van de vraagposten plugin, dien je de volgende stappen te doorlopen:

Stap 1: Globale instellingen

Ga naar Beheer > Taken > Vraagposten en stel de volgende parameters in:

• Vraagposten dossiermap: Optioneel, sla bijlagen op in een specifieke map.
• Aanvullend bericht: Voeg een standaardbericht toe voor gebruikers.
• Geadresseerde contactfunctie: Selecteer de juiste contactfunctie voor verwerking.
• Teamlidrol afzender: Wijs automatisch een teamlid toe als afzender.
• Berichten labels: Automatische labels voor chatberichten koppelen.

De onderstaande video geeft een verdere uitleg over deze stap

Stap 2: Individuele instellingen

Installeer de plugin via de Chrome Webstore.

De plugin wordt vervolgens weergeven onder downloads in de browser waarin je de plugin hebt gedownload.

Voeg de plugin toe door deze te pinnen in je browser.

Je zult zien dat de vraagposten plugin van Mijn Kantoor nu wordt weergeven in de browser balk:

Genereer nu een token in Mijn Kantoor via Beheer > Integraties > Vraagposten en klik op ‘+’

Er wordt nu een token gekopieerd naar het klembord.

Kopieer en plak deze token in de vraagposten plugin.

Stap 3: Exact Online koppeling

• Ga naar Beheer > Integraties > Exact Online.
• Klik op Bewerk en zet de optie Vraagposten verwerken in Mijn Kantoor op Ja.
• Ga naar Instellen > Administratie koppelen en selecteer de juiste administratie per relatie. Meer informatie over de Exact Online integratie vind je terug in onderstaand artikel.

Stap 4: Vraagposten aanmaken en verzenden

• Aanmaken: Navigeer in Exact Online naar de postenpagina en klik op +Uitvragen.
• Automatisch verzenden: Dagelijks om 07:00 worden openstaande vraagposten verstuurd.
• Handmatig verzenden: Via Verwerking > Vraagposten in Mijn Kantoor of Exact Online.

Veelvoorkomende vragen en problemen

❓ Waarom wordt mijn vraagpost niet verzonden?

Controleer of de koppeling met Exact Online correct is ingesteld en of de gebruiker de juiste rechten heeft. Fouten zijn zichtbaar via Verwerking > Vraagposten.

❓ Kan ik het standaardbericht per vraagpost aanpassen?

Ja, bij het aanmaken van een vraagpost is er een optie om een afwijkend bericht op te geven.

❓ Wat gebeurt er als een relatie een vraagpost niet beantwoordt?

Het teamlid kan de vraagpost opnieuw versturen via Mijn Kantoor, zodat deze opnieuw wordt aangeboden aan de relatie.

❓ Waar worden aangeleverde documenten opgeslagen?

Documenten worden opgeslagen in de ingestelde dossiermap of, indien niet ingesteld, in de inboxmap.

❓Waarom krijg ik een foutmelding en wordt mijn vraagpost niet verwerkt?

De foutmelding die vaak wordt weergeven is Fout bij versturen vraagpost. Bekijk de log van de vraagpost voor meer informatie. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Om welke oorzaak het gaat, kun je terugvinden in de module Verwerking > Vraagposten. Wanneer je hier klikt op de regel met de betreffende vraagpost, verschijnt een extra balk die aangeeft wat de foutmelding inhoudt.