Workflows in bulk opstarten en plannen

Stap 1: Toekennen van het gekoppelde product

Allereerst is het belangrijk dat de betreffende relaties die een dienstverlening bij jou afnemen ook het juiste product toegewezen krijgen. Hierdoor kun je gemakkelijk filteren op deze relaties en hen selecteren om de workflow voor aan te maken. Je kunt dit op twee verschillende manieren doen.

Optie 1: Handmatig per relatie in de CRM module

De eerste optie is om te navigeren naar CRM > Relaties > Selecteer de relatie waar je het product aan toe wilt voegen. Vervolgens klik je op het tabblad producten en klik je op het potloodje rechtsboven. Een scherm opent waarin je de producten en eventuele pakketten kunt selecteren die deze relatie van jou afneemt.

Optie 2: In bulk producten toewijzen via relatie insights

De tweede optie is om de producten in bulk toe te wijzen aan jouw relaties via relatie insights.

Bijvoorbeeld voor de cliënten waar jij de aangifte IB voor verzorgt, selecteer je alle relaties van het type persoon of met relatiesoort cliënt IB en via bulk acties ken je het product toe. Doorloop hiervoor de volgende stappen:

1. Open de CRM module > Relatie Insights
2. Voeg de kolom veld toe en selecteer bij filters persoon
3. Klik op selectiemodus > alles in het systeem
4. Klik op de puntjes naast de selectiemodus en selecteer de bulk actie product toekennen
5. Kies vervolgens het product aangifte IB en klik op opslaan

Alle relaties van het type persoon hebben nu het product aangifte IB toegekend gekregen.

Stap 2: Workflow aanmaken voor relaties

Om de workflow voor deze relaties aan te maken, volg je de onderstaande stappen:

1. Navigeer naar de CRM-module.
2. Voeg een kolom toe met 'heeft product' en, indien van toepassing, ook het tijdvak van de dienstverlening.
3. Selecteer alle relevante relaties in het systeem.
4. Klik op de puntjes rechts van de selectiemodus.
5. Kies de optie om de workflow in bulk aan te maken voor de geselecteerde relaties, gekoppeld aan het betreffende product.

Stap 3: Plannerregels aanmaken

Na het aanmaken van de workflow is het belangrijk om plannerregels toe te voegen. Dit zorgt ervoor dat de workflows op de juiste momenten worden uitgevoerd.

• Workflows met een duidelijke deadline (zoals de aangifte BTW voor maand- of kwartaalklanten) kunnen direct via Relatie Insights worden aangemaakt. Dit gebeurt op dezelfde manier als het aanmaken van de workflows.

• Workflows zonder vaste deadline (zoals jaarwerk) raden we aan om de plannerregel pas aan te maken nadat de workflow is opgestart. Dit zorgt ervoor dat de workflow voor het volgende jaar pas wordt aangemaakt op het moment dat je de workflow in het huidige jaar hebt opgestart.

Door deze stappen te volgen, kun je workflows efficiënt in bulk opstarten en plannen, waardoor je tijd bespaart en je processen optimaliseert.