Laatst geupdate op

Relaties

Binnen het CRM van Mijn Kantoor spreken we van Relaties en Contacten. Voor elke relatie wordt een dossier aangemaakt, dit kunnen zowel personen (cliënten IB) of organisaties zijn. Aan deze relaties worden vervolgens contacten gekoppeld. Dit zijn natuurlijke personen en met een uniek e-mailadres krijgen zij straks toegang tot Mijn Kantoor en dus het gekoppelde relatiedossier. Dit artikel legt in detail uit wat relaties zijn en hoe je dit kunt instellen onder CRM > Relaties.

Tabblad Relaties onder CRM

Bij het openen van de CRM module in Mijn Kantoor zie je zes verschillende tabbladen: Relaties, Contacten, Teamleden, Kaart, Relatie Insights en Contacten Insights. Daarnaast is er aan de rechterzijde een filter actief waarmee je door middel van filtering de weergave aan kunt passen.

Naast het filter bevindt zich de + knop waarmee je een nieuwe relatie kunt aanmaken. Het venster dat opent bij het aanmaken van een nieuwe relatie, ziet er als volgt uit:

Algemene Velden

Op basis van het type dat je invult, worden verschillende velden zichtbaar. De algemene velden die beschikbaar zijn voor alle relaties ongeacht het type zijn als volgt.

Veld	Beschrijving
Nummer*	Uniek klantnummer
Type*	Organisatie, Persoon, Intern of Leverancier
Memo	Vrij veld voor notities
Relatiesoort	Het type relatie (bijvoorbeeld cliënt (IB)

Organisatie-specifieke Velden

Wanneer je hebt gekozen voor het type organisatie, leverancier of intern worden onderstaande velden ook zichtbaar om in te kunnen vullen.

Veld	Beschrijving
Naam*	De volledige naam van de organisatie
Rechtsvorm*	De juridische vorm van de organisatie (B.V., Eenmanszaak etc.). Deze is verplicht voor het correct kunnen verwerken van de aangiften via de SBR inbox.
Aantal werknemers	Het aantal werknemers dat werkzaam is bij de organisatie

Persoon-specifieke Velden

Wanneer je hebt gekozen voor het type persoon worden onderstaande velden ook zichtbaar om in te vullen bij de relatie.

Veld	Beschrijving
Weergavenaam	De volledige naam van de persoon die wordt weergeven in het relatie overzicht binnen Mijn Kantoor
Voorletters	De voorletters van de persoon
Voornamen	De volledige voornamen van de persoon
Achternaam*	De achternaam van de persoon
Roepnaam	De roepnaam van de persoon
Geboorteplaats	De plaats waar de persoon is geboren
Burgerlijke staat	De burgerlijke staat van de persoon (gehuwd, ongehuwd etc.)

Contactinformatie

Naast de specifieke velden die zichtbaar worden bij de verschillende type relaties, kun je per relatie ook de velden onder contactinformatie aanvullen ongeacht het type relatie. De velden die je hier kunt invullen zijn:

Veld	Beschrijving
Telefoonnummer	Het algemene vaste telefoonnummer van de relatie
Mobiel nummer	Het algemene mobiele telefoonnummer van de relatie
E-mail	Niet het primaire e-mailadres voor het inloggen in Mijn Kantoor enkel voor communicatie met de relatie
Factuur E-mailadres	Het e-mailadres van de relatie waar de facturen naartoe worden gestuurd

Adresgegevens

Ook worden bij het toevoegen van een nieuwe relatie verschillende adresvelden zichtbaar om in te vullen. Hieronder een korte omschrijving van de verschillende gegevens die ingevuld kunnen worden en een beschrijving van de verschillende velden.

Veld	Beschrijving
Bezoekadres	Straat, huisnummer, postcode, plaats, land van het bezoekadres
Postadres	Straat, huisnummer, postcode, plaats, land van het postadres
Factuuradres	Straat, huisnummer, postcode, plaats, land van het factuuradres
Oprichtingsdatum	Datum van oprichting van de organisatie

KvK Kenmerken

Onder de KvK kenmerken die ingevuld kunnen worden bij relaties van het type organisatie, leverancier of intern zijn als volgt.

Veld	Beschrijving
KvK nummer*	Het Kamer van Koophandel nummer
Branche	De sector waarin de organisatie opereert

Fiscale Kenmerken

De fiscale kenmerken zijn essentieel voor het automatisch verzenden van aangiften. Mijn Kantoor herkent binnenkomende aangiften door de fiscale kenmerken uit de aangifte te vergelijken met de gegevens in Mijn Kantoor. Hieronder volgt een korte uitleg van de beschikbare velden die kunnen worden ingevuld.

Veld	Beschrijving
OB-nummer*	Het nummer voor de omzetbelasting, deze is verplicht voor relaties waarvoor jij de aangifte BTW verzorgd
RSIN/BSN-nummer*	Het Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer in geval van Organisaties of Burgerservicenummer in geval van Personen. Dit nummer is verplicht voor de relaties waar jij de aangiften in Mijn Kantoor voor wilt gaan verwerken.
Loonbelastingnummer*	Het nummer voor de loonbelasting, deze is verplicht voor relaties waar jij de aangifte loonbelasting voor verzorgd

Relatiekaart openen

Zodra een relatie is aangemaakt, kun je deze selecteren om de relatiekaart te openen. In de relatiekaart heb je direct toegang tot alle relevante informatie over de relatie. Hier vind je de volgende tabbladen:

Tijdlijn: Hier worden berichten, taken, notities en workflows weergegeven die verband houden met de relatie.
Contacten: Overzicht van gekoppelde contacten. Indien ze een geldig e-mailadres hebben, kunnen ze toegang krijgen tot Mijn Kantoor en het relatiedossier.
Teamleden: Lijst van gekoppelde teamleden, ingedeeld in verschillende rollen met bijbehorende verantwoordelijkheden op workflow-niveau.
Dossier: Bevat de mappenstructuur van de relatie, met mappen die zichtbaar zijn voor alleen het kantoor of ook voor de klant.
Berichtenstromen: Overzicht van aangemaakte berichtenstromen voor de relatie.
Taken: Lijst van taken die zijn toegewezen aan gekoppelde contacten of teamleden.
Workflows: Overzicht van workflows die op relatieniveau zijn aangemaakt.
Producten: Gekoppelde producten op basis waarvan workflows worden gestart en plannerregels kunnen worden ingesteld.
Alle Gegevens: Bevat alle ingevulde velden en informatie over de relatie.
WWFT & Structuur: Hier zijn bestanden voor de WWFT-check zichtbaar, verdeeld over de volgende mappen:
- Aandeelhouders
- Opdrachtbevestiging
- Kopie uittreksel KVK
- UBO/Due Diligence-registratie
- ID-documenten
- Workflow onboarding