Exact Online

Werking van de integratie

Met de koppeling tussen Exact Online en Mijn Kantoor worden aangiften automatisch opgehaald uit Exact Online. Zodra een aangifte daar beschikbaar is, wordt deze direct doorgestuurd naar de juiste klant via Mijn Kantoor. Indien zo ingesteld, wordt de aangifte daarna ook automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst.

Daarnaast worden ook de CRM gegevens van een relatie gesynchroniseerd met de gegevens die bekend zijn in het CRM onder de kantooradministratie. Met een uitgaande koppeling inclusief directe synchronisatie worden wijzigingen vanuit Mijn Kantoor direct zichtbaar in Exact Online.

Deze automatische verwerking zorgt ervoor dat je minder handmatige handelingen hoeft uit te voeren en altijd inzicht hebt in de status van de aangifte, zonder dat je hier extra stappen voor hoeft te zetten.

Welke gegevens worden gesynchroniseerd?

De volgende gegevens worden automatisch uitgewisseld tussen Mijn Kantoor en Exact Online:

CRM-gegevens

• Relatienummer
• Relatienaam
• OB nummer
• RSIN/BSN nummer
• KvK nummer
• E-mail
• Telefoonnummer
• Website
• Bezoekadres
• Postadres
• Factuuradres
• Gekoppelde contactpersonen (mits je deze personen ook hebt aangemaakt in Exact Online)
• Bankrekeningen
• Gekoppelde administratie

Aangiftes

Ophalen en verwerken van aangiftes voor:

• BTW
• BTW Suppletie
• ICP
• Loonbelasting
• Vraagposten

Hoe koppel je Mijn Kantoor met Exact Online?

Volg deze stappen om de koppeling tussen Exact Online en Mijn Kantoor eenvoudig in te stellen:

1. Ga naar de integraties in Mijn Kantoor

• Navigeer naar Beheer → Integraties.
• Klik op de tegel Exact Online.

2. Bepaal de instellingen voor de koppeling

• Kies de synchronisatierichting (inkomend of uitgaand).
• Activeer de directe synchronisatie (advies: pas activeren nadat alle bestaande klanten gekoppeld zijn, zodat wijzigingen automatisch worden doorgevoerd).
• Geef aan of het nummer tussen Exact en Mijn Kantoor moet overeenkomen.
• Stel in of je de volgende gegevens wilt verwerken naar Mijn Kantoor:
  • BTW-aangiftes
  • Loon-aangiftes

3. Maak de koppeling met Exact Online

• Klik op Aanmaken
• Er opent nu een login pagina naar Exact Online
• Log in met een Admin-Account in Exact Online (deze gebruiker heeft toegang tot alle administraties in Exact Online, inclusief de kantooradministratie)

4. Accepteer de integratie in Exact Online

• Na het inloggen verschijnt een scherm in Exact Online.
• Ga akkoord met de integratie voor alle huidige en toekomstige administraties.
• Nadat je akkoord bent gegaan, word je teruggeleid naar Mijn Kantoor.

5. Selecteer de kantooradministratie in Mijn Kantoor

• Ga opnieuw naar Beheer → Integraties → Exact Online.
• Selecteer de kantooradministratie bij Tenant.

Let op: indien jullie nog geen administratie in Exact Online hebben voor jullie eigen kantoor, kun je een nieuwe administratie aanmaken. Vervolgens kun je via Mijn Kantoor (in bulk) alle relaties laten aanmaken onder deze kantooradministratie. De administraties zelf dienen nog wel gekoppeld te worden om ook aangiften op te kunnen halen vanuit Exact Online voor de relatie.

6. Koppel relaties en stel de verwerking in

• Koppel de relaties tussen Exact Online en Mijn Kantoor.
• Stel in hoe BTW, loon en vraagposten verwerkt moeten worden.

7. Koppel onderliggende administraties

• Ga naar Beheer → Integraties → Exact Online → Instellen.
• Voer een relatienaam of -nummer in en klik op het vinkje.
• Koppel de onderliggende administratie nadat een relatie is gekoppeld.

Veelvoorkomende Vragen en Problemen

❓ Hoe werkt het automatisch matchen?

Bij het koppelen van een CRM-systeem aan Mijn Kantoor proberen we automatisch de juiste relatie te matchen met de administratie. Dit gebeurt op basis van de volgende gegevens, in deze volgorde:

1. RSIN of BSN – Er wordt eerst gekeken of er een RSIN (voor organisaties) of BSN (voor natuurlijke personen) beschikbaar is.
2. KvK-nummer – Als er geen RSIN/BSN beschikbaar is, wordt er geprobeerd te matchen op het KvK-nummer.
3. Relatienummer – Als ook het KvK-nummer ontbreekt of geen unieke match oplevert, wordt er als laatste gekeken naar het relatienummer.

⚠️ Let op: Als deze gegevens niet zijn ingevuld in Mijn Kantoor, of als hetzelfde nummer bij meerdere relaties voorkomt, dan lukt het automatisch matchen niet. In dat geval moet je de relatie handmatig koppelen via de koppeling.

❓ Waarom worden mijn aangiftes niet opgehaald uit Exact Online?

• Controleer of de SBR-instellingen in Exact Online actief zijn.
• Zorg ervoor dat een relatie koppeling en een gekoppelde administratie bestaan.
• Alleen aangiftes van de afgelopen 30 dagen worden opgehaald.

❓ Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?

De aangiften worden elk uur tussen 7:00 en 20:00 opgehaald.

❓ Waarom zie ik geen vraagposten in Mijn Kantoor?

Zorg ervoor dat de browser-plugin actief is en correct is ingesteld.

❓ Moet ik kiezen voor een inkomende of uitgaande synchronisatie richting?

• Inkomende synchronisatie: Kies deze optie als Exact Online de primaire bron is en Mijn Kantoor de gegevens moet overnemen.
• Uitgaande synchronisatie: Kies deze optie als Mijn Kantoor leidend is en Exact Online synchroon moet blijven.
  

❓Er worden nu heel veel aangiften ineens verwerkt nadat ik de administratie heb gekoppeld bij een relatie, hoe kan dit?

Nadat je de administratie van de relatie hebt gekoppeld, worden alle aangiften van die relatie tot 30 dagen terug opgehaald. Je kunt dit wijzigen in de CRM module > Relaties > Selecteer de betreffende relatie > Alle gegevens > SBR startdatum. Vanaf deze datum worden de aangiften opgehaald uit Exact Online tot een maximum van 30 dagen terug.

❓De terugkoppeling naar Exact mislukt steeds en ik krijg deze foutmelding No returns found for document id ‘‘…’’ with status 40, wat betekent dit?

We kunnen bij Exact alleen de status terugkoppelen als deze status 40 'realized' heeft de melding 'No returns found for document id ‘‘…’’ with status 40." Betekent dat de aangifte in Exact niet de status 40 heeft dus we kunnen geen terugkoppeling doen.

Waarschijnlijk is de aangifte Exact een stap verder in de verwerking. Je kan dan het beste de status van de aangifte controleren in Exact en daar bijwerken als het nodig is.