Gebruik Legalsign i.c.m. Mijn Kantoor

Vervolgens opent het actiescherm waarin je de ondertekenaars en het te ondertekenen document kunt selecteren. Indien je met vaste ondertekenvelden werkt worden ze op basis van de volgorde van (boven naar beneden) de ondertekenaars automatisch op deze velden geplaatsen. Meer over placeholders (vaste velden voor handtekening, namen, tekst en datum) binnen een document kun je vinden op de volgende pagina:

https://app.legalsign.app/docs/placeholders

Wanneer je personen hebt geselecteerd heb je nog de mogelijkheid om de personen te slepen middels de puntjes. Hiermee kun je na het selecteren de eventuele volgorde nog bepalen.

Nadat er op aanmaken is geklikt wordt je doorgelinkt naar de Legalsign website. Mocht je nog niet ingelogd zijn kun je inloggen en wordt je doorgezet naar de pagina waarin het document verder kan worden voorzien van handtekeningvelden.

Op deze pagina heb je de volgende mogelijkheden:

- Plaatsen (handtekening)velden

- Toevoegen externe (contact)personen

- Bepalen ondertekenvolgorde

- Tweefactor ondertekening middels SMS activeren

- Aanpassen of je de taak enkel in Mijn Kantoor wilt laten afleveren of ook per e-mail wilt versturen.

Plaatsen (handtekening)velden

Wanneer je geen gebruik maakt van vaste handtekeningvelden binnen een document kun je deze handmatig aanmaken zodra Legalsign is geopend nadat je dit proces binnen Mijn Kantoor hebt opgestart.

Door met je muis ingedrukt een veld te trekken kun je bepalen hoe groot en waar het handtekeningveld moet komen. Zie onderstaande afbeelding:

Vanuit daar opent een scherm waarin je kunt selecteren om wat voor veld het gaat:

- Handtekening

- Datum; dit betreft de datum van ondertekening die op deze plek wordt geplaatst. Dit kun je per persoon bepalen.

- Tekst; dit betreft een (verplicht) tekstveld die de ondertekenaar moet invullen tijdens het ondertekenen en kan meerdere regels bevatten.

Handtekeningveld selecteren voor ondertekenaar Wanneer je het handtekeningveld hebt geselecteerd kun je kiezen uit drie mogelijkheden:

- Nieuw persoon; hier heb je de mogelijkheid om een extra ondertekenaar toe te voegen naast de personen die je niet vanuit Mijn Kantoor hebt geselecteerd. Vul hier de weergegeven velden in. Telefoonnummer is optioneel voor SMS verificatie.

- Voor mij; hiermee maak je een handtekeningveld waarin jijzelf uiteindelijk moet tekenen

- Persoon uit de lijst; hier selecteer je één van de ondertekenaars, buiten jezelf om, die je vanuit Mijn Kantoor hebt opgehaald. Zie afbeelding hieronder:

Klik op opslaan om je keuze te bevestigen. Bepaal vervolgens de velden voor alle personen die moeten ondertekenen. Ondertekenvolgorde bepalen Standaard staat bij iedereen de ondertekenvolgorde op 1. Dit betekent dat alle verzoeken om het document te ondertekenen tegelijk worden verstuurd. (Afbeelding 1) Indien je als voorbeeld wilt bepalen dat Stefan Meijerink als eerste moet tekenen en dan pas Cora van Mora en Jori Neef dan kun je Cora van Mora en Jori Neef een 2 geven (Afbeelding 2). Op deze manier kun je tot aan 10 groepen instellen die volgordelijk moeten ondertekenen. De taak voor personen “2” zal in dit geval dan ook pas verschijnen op het moment dat persoon 1 heeft ondertekend. Afbeelding 1: Afbeelding 2: Tweefactor ondertekening middels SMS activeren Wanneer je wilt dat de ondertekenaar naast zijn handtekening ook nog een SMS code dient in te vullen dan kun je dit activeren door op het potloodje naast de naam van de persoon te klikken (die verschijnt zodra je met je muis op het vak komt). Bij het veld mobiele nummer kun je vervolgens het betreffende telefoonnummer invullen van de ondertekenaar. Aanpassen of je de taak enkel in Mijn Kantoor wilt laten afleveren/afhandelen of ook per email wilt versturen Wanneer je de integratie met Mijn Kantoor hebt, worden taken standaard afgeleverd in Mijn Kantoor zodat de ondertekenaars dit ook binnen het bericht van Mijn Kantoor kunnen afronden. Indien je externen hebt toegevoegd die niet zijn opgehaald vanuit Mijn Kantoor, dan krijgen deze een e-mail waarin men op een link kan klikken om het ondertekenproces te starten. Als extra heb je de mogelijkheid om naast het afleveren en kunnen laten afhandelen van de taak binnen Mijn Kantoor (app) om de ondertekenaar ook nog een e-mail te sturen. Dit kun je doen door op het potloodje naast de naam te klikken en vervolgens in het scherm te gaan naar “uitnodigen per”. Dit kun je wijzigen van Via MijnKantoor naar E-mail en via MijnKantoor. Ondertekenverzoek versturen Zodra alles in ingevuld kun je rechtsonder op uitnodigen en ondertekenen klikken en klik vervolgens op uitnodiging versturen. De ondertekentaken zullen nu in Mijn Kantoor worden gecreëerd en de personen die buiten Mijn Kantoor om moeten ondertekenen worden per e-mail geïnformeerd.