Basis Implementatie - Aanpak in Vier Contexten

Bij de overstap naar het werken met Mijn Kantoor (MKA) verandert er veel in de dagelijkse praktijk van een kantoor. Werken vanuit de cloud en een centraal CRM-platform brengt een nieuwe manier van samenwerken met zich mee. Waar informatie voorheen vaak versnipperd was over verschillende systemen, mailboxen, persoonlijke agenda’s en takenlijsten, brengt MKA alles samen op één centrale plek.

Nieuwe werkwijze

Met MKA worden communicatie (gesprekken), dossiers, taken en werkprocessen centraal vastgelegd in het CRM. Dit biedt het hele team overzicht en inzicht in klantprocessen. Daardoor kunnen medewerkers efficiënter samenwerken en klantgerichter werken. Werkprocessen kunnen bovendien worden gestandaardiseerd en grotendeels geautomatiseerd. Denk aan taken per fase (bijvoorbeeld voor compliance), communicatie namens collega’s, cliënttaken en documentuitvragen.

Door koppelingen met andere applicaties (zoals voor aangiften of cliëntgegevens) kan data automatisch onderdeel worden van het werkproces. Medewerkers krijgen hiermee direct zicht op cliëntkenmerken, lopende zaken, actieve taken en de voortgang van dienstverlening. Dit maakt het mogelijk om proactief te handelen en de regie te nemen richting de klant.

Vier implementatiecontexten

Op basis van de ervaring met de implementatie bij meer dan vijftig accountantskantoren hanteren we een standaard implementatieproces. Dit proces is opgebouwd rond vier contexten:

Context 1: CRM en dossier

Centrale vastlegging van cliëntinformatie en dienstverlening in het CRM en dossier.

CRM; Dossier; Cliëntprofielen; Labels; Producten; WWFT/Identificatie
Cliëntacceptatie; Contactpersonen; Teamleden; Rollen; Meet the team
Vrije velden; Fiscale kenmerken; Autorisatie; Notities; Timeline
Mailboxintegratie

Context 2: Communicatie en taken

Communicatie in teamverband over cliëntzaken, inclusief het toewijzen en uitvoeren van taken.

Berichten /gesprekken; Taken; Documentuitvraag; Ondertekenen
Accorderen; Autoteksten; Groepschats; Interne chats; Berichtenlabels
Archiveren en sluiten

Context 3: Workflow automatisering

Automatisering van werkprocessen rondom standaarddiensten, compliance en interne processen.

Workflow; Automatiseringen; Procesfasering; Compliance checks
Procesautorisatie

Context 4: (SBR) integratie

Integratie met bronapplicaties en verwerking van SBR-aangiften.

SBR; SBR-inbox; SBR-algoritme; Procesintegratie
SBR-communicatie; iDEAL; Verzending naar KvK/Belastingdienst

Algemene werkwijze – Gefaseerde basisimplementatie

Voor de basisimplementatie van Mijn Kantoor (MKA) hanteren we een gefaseerde aanpak. Tijdens dit traject gebruiken we het MKA-platform om het kantoor te onboarden. Via het dashboard heeft het kantoor realtime inzicht in de verschillende fases en de voortgang van de implementatie.

Dankzij het directe gebruik van MKA ervaart het kantoor zelf de werking van het platform. Na het eerste onboardingsgesprek ontvangt de cliënt automatisch berichten en taken binnen het systeem. Deze taken sluiten aan op dit implementatieplan en de bijbehorende functionele handleiding, die stapsgewijze instructies en toelichting biedt.

Workflow Basis implementatie

Cliënt in de lead

De cliënt speelt een centrale rol in het implementatieproces. In elke fase is helder welke taken er openstaan. We vragen het kantoor om een interne projectleider aan te wijzen. Deze persoon is verantwoordelijk voor de voortgang van de implementatie, neemt taken op zich en delegeert waar nodig binnen het eigen team.

Voor een kantoor met circa 25 medewerkers schatten we de benodigde inzet van de projectleider op ongeveer 24 uur in totaal. De doorlooptijd van de implementatie hangt af van de snelheid waarmee keuzes worden gemaakt en de beschikbaarheid en kwaliteit van de CRM-gegevens.

Ondersteuning en begeleiding

Voor de implementatie van Mijn Kantoor krijgen jullie een consultant toegewezen die jullie door de fases heen begeleidt. Daarnaast zijn wij online beschikbaar voor vragen.