Hoe werkt de vraagposten plugin?

De vraagposten plugin van Mijn Kantoor maakt het mogelijk om direct vanuit Exact Online vraagposten uit te zetten bij klanten. Hierdoor verloopt de samenwerking sneller en overzichtelijker, omdat ontbrekende facturen, betalingen of toelichtingen eenvoudig kunnen worden uitgevraagd en verwerkt.

Voorwaarden om te starten

Voordat je met de plugin kunt werken, moet je:

De vraagposten plugin hebben geïnstalleerd in je browser.
Ingelogd zijn in Mijn Kantoor via diezelfde browser.
De administratie van de klant hebben gekoppeld via:
Beheer > Integraties > Exact Online > Instellen.

Pas daarna verschijnt in Exact Online bij de openstaande posten een extra kolom voor vraagposten. Meer informatie over het instellen van de browser plugin lees je terug in onderstaand artikel:

Vraagposten

Werking in Exact Online

Bij een openstaande post klik je op Uitvragen.
Er opent een pop-up waarin je aangeeft wat je wilt uitvragen:
- Ontbrekende factuur
- Ontbrekende betaling
- Toelichting benodigd
Per type vraagpost is een standaardbericht beschikbaar, dat je eventueel kunt aanpassen.

Na het klikken op Aanmaken krijgt de vraagpost de status In afwachting van zending.

Standaard worden vraagposten de volgende ochtend om 09:00 uur automatisch naar de klant verstuurd.
Tot dat moment staan ze in Mijn Kantoor onder Verwerking > Vraagposten met status Wacht op verzending.

Wil je de vraagpost meteen versturen?

Ga in Mijn Kantoor naar Verwerking > Vraagposten.
Klik op de drie puntjes naast de vraagpost en kies Vraagpost versturen.
Let op: handmatig versturen kan alleen per vraagpost, dus niet gebundeld.

Wat ziet de klant?

De klant ontvangt een bericht in de Mijn Kantoor-omgeving (chat of takenlijst). Bij een vraagpost heeft de klant de volgende opties:

Document aanleveren (bijv. een ontbrekende factuur).
- De klant kan bestanden uploaden.
- Jij ontvangt een taak om het document te controleren en af te handelen.
Boeking markeren als privé-uitgave.
- Jij krijgt de taak om dit in de administratie af te handelen.
Extra toelichting geven.
- De klant vult een bericht in.
- Jij krijgt de taak om de vraagpost verder af te handelen.
Kan niet beantwoorden.
- De klant moet verplicht toelichten waarom.
- Jij beslist hoe je de post verder verwerkt.

Wanneer de klant een factuur uploadt of een duidelijke toelichting geeft, wordt de vraagpost automatisch voltooid. Alleen bij opties die actie van jou vragen (zoals privé-uitgaven of documenten) komt er nog een taak in jouw overzicht.

Samenvatting

De vraagposten plugin zorgt ervoor dat je rechtstreeks vanuit Exact Online:

Vraagposten kunt uitzetten bij klanten.
Antwoorden en documenten centraal ontvangt in Mijn Kantoor.
Facturen en toelichtingen automatisch in het dossier of OCR-pakket terechtkomen.

Zo wordt het verwerken van openstaande posten sneller, overzichtelijker en minder foutgevoelig.