Standaarddocumenten automatisch meesturen via een workflow

Het is vanaf nu mogelijk om standaarddocumenten automatisch mee te sturen bij een fase van een workflow. Hiermee kun je bijvoorbeeld eenvoudig loonheffingformulieren of een checklist voor de IB automatisch laten verzenden naar je cliënt of teamlid op het juiste moment in het proces.

Hoe werkt het?

Binnen een workflow kun je een automatisering toevoegen die een document meestuurt. Dit kan zowel intern (gericht aan een teamlid) als extern (gericht aan een cliënt).

Stappenplan

Ga naar:
Beheer > Workflows
Open de workflow waarin je de automatisering wilt toevoegen.
Klik op de drie puntjes rechts van de fase waarin je het document wilt meesturen.
Kies het type automatisering:
- Intern: gericht aan een teamlid
- Extern: gericht aan een cliënt
Klik op het plusje rechtsboven om een nieuwe automatisering toe te voegen.
Kies voor "Document".
Je krijgt nu de mogelijkheid om een gedeeld document uit het interne dossier toe te voegen.

⚠️ Let op: Om documenten te kunnen toevoegen, moet eerst het volgende geregeld zijn:

Interne map aanmaken in het interne dossier

Allereerst moet er een document worden geplaatst in een interne map die gedeeld kan worden met relaties. Deze voeg je toe aan de interne kantoorrelatie (heeft vaak relatienummer 0000). Deze map wordt vervolgens zichtbaar onder de interne relatie van het kantoor en dient, indien van toepassing, gekoppeld te worden met Google Drive, SharePoint of Dropbox.

Meer informatie over hoe je een interne map kunt koppelen, vind je terug in onderstaand artikel:

Nieuwe Interne Dossiermap Koppelen

Document toevoegen aan het interne dossier

Voeg het gewenste document toe aan de zojuist aangemaakte gedeelde map binnen de kantoorrelatie.
Denk bijvoorbeeld aan standaardformulieren zoals:
- Loonheffingformulier
- Checklist inkomstenbelasting (IB)
- Machtigingsformulier

Nu het document in het interne dossier staat, kun je het via de workflowfase automatisch laten meesturen met de automatisering die je hebt ingesteld.