Nieuwe relatie aanmaken in MijnKantoor

Met deze handleiding voeg je snel en correct nieuwe relaties en contacten toe in Mijn Kantoor. Volg onderstaande stappen om te zorgen dat alle gegevens juist worden vastgelegd en direct klaarstaan voor gebruik in integraties, workflows en aangiften.

Stap 1 – Organisatie aanmaken

Maak je gebruik van relatiegroepen? Voeg dan eerst de relatiegroep toe onder Beheer > CRM > Relatiegroepen
Ga naar CRM >Relaties en klik op het plusje rechtsboven om een nieuwe relatie aan te maken.
Vul de organisatiegegevens in:
- Handmatig óf via KvK-synchronisatie (zoek op relatienaam of KvK-nummer).
Geef de relatie een uniek relatienummer.
Koppel de relatie indien gewenst direct aan een van de actieve integraties in Mijn Kantoor (vinkje rechtsonder).
Start optioneel de onboardingsworkflow via het veld Workflow.
Klik op Opslaan en kies Contact aanmaken.

Stap 2 – Contactpersoon aanmaken

Na het opslaan verschijnt een veld om een nieuw of bestaand contact te koppelen.
Bij een nieuw contact worden automatisch de eerder ingevoerde contactgegevens (e-mail, telefoon) van de relatie overgenomen.
Het relatienummer wordt ook gebruikt als contactnummer, zodat relatie en contact hetzelfde nummer hebben.
Klik op Opslaan.

Stap 3 – Relatie aanmaken op basis van contact (voor aangifte IB)

Ga terug naar de zojuist aangemaakte relatie.
Onder Gekoppelde contacten, zoek het nieuwe contact.
Klik op de drie puntjes naast het contact en kies Relatie aanmaken o.b.v. contact.
Er wordt nu een nieuwe relatie aangemaakt met dezelfde gegevens en hetzelfde nummer als het contact.
- Het BSN/RSIN-nummer van de organisatie wordt overgenomen.
- Pas dit nummer aan indien het niet correct is.
Open deze nieuwe relatie en ga naar Producten. Voeg hier Aangifte IB toe.
Ga nu naar Workflows en maak een workflow aan (indien de aangifteperiode al is gestart) en de plannerregel (om de workflow in de toekomst aan te laten maken).

Stap 4 – Overige contacten toevoegen

Voeg indien nodig extra contacten toe, zoals fiscaal partners, kinderen of andere betrokkenen.
Maak ook van deze contacten een relatie aan via Relatie aanmaken o.b.v. contact.
Koppel de ondernemer als contact aan deze relaties indien gewenst.
Voeg bij relaties van het type persoon het product Aangifte IB toe.
Maak de bijbehorende workflows (voor lopende perioden) en plannerregels (voor toekomstige perioden) aan.
Schakel de SBR-instellingen in:
- SBR ingeschakeld: Ja
- SBR startdatum: 1 dag vóór de start van de aangifteperiode.

Stap 5 – Randvoorwaarden voor verwerken van aangiften

Ken bij de organisatie-relatie de juiste producten toe via het tabblad Producten.
Stel in het tabblad Rollen in wie binnen het team waarvoor verantwoordelijk is.
Ga naar Workflows en maak de juiste workflows en plannerregels aan.
Schakel SBR in voor alle relevante gegevens:
- SBR ingeschakeld: Ja
- SBR startdatum: 1 dag vóór de start van de aangifteperiode
- SBR iDEAL: inschakelen indien van toepassing.