Randvoorwaarden voor het verwerken van een aangifte

In dit kennisbankartikel lees je aan welke randvoorwaarden een relatie moet voldoen om een aangifte te kunnen verwerken. Deze randvoorwaarden gelden zowel op relatieniveau als binnen de integratie met het boekhoudpakket.

De instellingen binnen het boekhoudpakket kunnen per pakket verschillen. De randvoorwaarden op relatieniveau zijn echter altijd hetzelfde en worden in dit artikel beschreven.

Overzicht van de randvoorwaarden

Om een aangifte te kunnen verwerken, moet een relatie aan de volgende voorwaarden voldoen:

Er is een contactpersoon gekoppeld met een geldig en uniek e-mailadres.
De rollen en functies die zijn ingesteld in de SBR-instellingen van het workflowtemplate zijn gekoppeld.
De producten (diensten) die zijn gekoppeld aan het workflowtemplate zijn ook aan de relatie gekoppeld.
Onder Alle gegevens > Fiscale kenmerken zijn minimaal de volgende gegevens ingevuld:
- Rechtsvorm
- RSIN- of BSN-nummer
- OB-nummer (indien van toepassing)
- LB-nummer (indien van toepassing)

Onder Alle gegevens > SBR is SBR ingeschakeld en is een startdatum ingevuld.
Onder Alle gegevens > SBR is ingesteld hoe BTW- en LB-aangiften worden betaald (door het kantoor, binnen Mijn Kantoor of daarbuiten).
(Indien van toepassing) is de administratie gekoppeld onder Beheer > Integraties

Hieronder worden deze onderdelen verder toegelicht.

Een relatie moet minimaal één contactpersoon hebben met een geldig en uniek e-mailadres. Dit e-mailadres wordt gebruikt om de contactpersoon uit te nodigen voor het accorderen van de aangifte.

Je controleert dit als volgt:

Contactpersoon met geldig e-mailadres

Ga naar de relatie via CRM > Relaties.
Open het tabblad contacten bij de relatie
Klik op het betreffende contact.
Onder Contactinformatie zie je het e-mailadres waarop de uitnodiging wordt verstuurd.

Rollen, functies en teamleden

Binnen de relatie kun je controleren welke teamleden aan de relatie zijn gekoppeld en welke rollen zij hebben.

Ga naar het tabblad Teamleden bij de relatie.
Hier zie je welke rollen aan welke teamleden zijn toegewezen.

Bij het gekoppelde contact zie je ook de functie van het contact. Standaard staat deze op Gevolmachtigde.

Wanneer in het workflowtemplate is ingesteld dat de aangifte wordt aangeboden aan het enige contact of het voorkeurscontact, en er zijn meerdere contacten gekoppeld, dan moet je een voorkeurscontact instellen.

Dit doe je bij de relatie via: Alle gegevens > Voorkeurscontactpersoon of enige contact

Producten koppelen aan de relatie

Onder het tabblad Producten bij de relatie koppel je de producten (diensten) die de relatie bij jouw kantoor afneemt. Het is belangrijk dat deze producten overeenkomen met de producten die zijn gekoppeld aan het workflowtemplate.

Fiscale kenmerken invullen

Onder Alle gegevens > Fiscale kenmerken moeten minimaal de volgende gegevens zijn ingevuld:

Rechtsvorm
RSIN- of BSN-nummer

Wanneer je kantoor ook verantwoordelijk is voor de BTW-aangiften en/of loonaangiften van de relatie, moeten ook de volgende gegevens ingevuld zijn:

OB-nummer (BTW)
Loonbelastingnummer (loonheffingen)

SBR-instellingen van de relatie

De SBR-instellingen stel je in via: Alle gegevens > SBR

Hier zijn twee instellingen belangrijk:

SBR inschakelen: SBR moet ingeschakeld zijn voor de relatie.
Startdatum SBR: Daarnaast moet een startdatum worden ingevuld.

Deze datum moet minimaal liggen op de eerste dag van de aangifteperiode waarvoor aangiften worden opgehaald.

Voorbeeld:
Voor een BTW-aangifte Q1 2025 moet de startdatum uiterlijk 01-01-2025 zijn (of een eerdere datum).

Vanaf deze datum kunnen aangiften worden opgehaald uit de gekoppelde boekhoudpakketten.

Betaalwijze van aangiften

Onder Alle gegevens > SBR stel je ook in hoe BTW- en LB-aangiften worden betaald.

Je kunt kiezen tussen:

Betalen binnen Mijn Kantoor
Betalen buiten Mijn Kantoor

(Indien van toepassing) Administratie koppelen

Voor de pakketten Twinfield, Exact Online, Loket.nl en NMBRS is het belangrijk dat de administratie of werkgever is gekoppeld via Beheer > Integraties.

Ga naar Beheer > Integraties.
Klik op de tegel van de integratie waarin je de aangifte hebt opgesteld.

Koppel altijd eerst de NAW-gegevens van de relatie via het tabblad Instellingen.

Voor Loket.nl en NMBRS is dit voldoende.
Zodra de NAW-gegevens zijn gekoppeld, kan de aangifte worden opgehaald.

Administratie koppelen (Exact Online en Twinfield)

Voor Exact Online en Twinfield moet na het koppelen van de NAW-gegevens ook de administratie worden gekoppeld.

Ga naar de betreffende relatie.
Klik op Administratie koppelen.
Selecteer de juiste administratie.

Na het koppelen van de administratie kan de aangifte worden opgehaald.