CRM Importbestand– Belangrijke aandachtspunten vooraf

Voordat je begint met het invullen of importeren van CRM-gegevens, is het goed om stil te staan bij het belang van complete én actuele data. Hoe vollediger en beter onderhouden je CRM is, hoe effectiever Mijn Kantoor werkt voor jouw organisatie.

Goede data vraagt om goed onderhoud. En goed onderhoud vraagt om duidelijke processen. Denk hierbij aan vaste werkwijzen, gedrag en instructies binnen je team. Deze processen kun je bovendien grotendeels automatiseren met behulp van workflows en checklistitems in Mijn Kantoor.

De standaard sjablonen vind je terug in onderstaand artikel:

CRM - Importvoorbeeldbestanden

CRM-velden die direct invloed hebben op functionaliteit en processen

Onderstaande velden zijn essentieel voor een correcte werking van de software en voor een soepel verloop van je werkprocessen:

Veld	Toelichting op functionaliteit
Producten	Nodig voor (automatische) workflows waarbij aangiften uit bronpakketten ter accordering worden aangeboden aan klanten. Dit waarborgt de volledigheid van werkprocessen, maakt bulkverwerking mogelijk en geeft overzicht en controle.
RSIN / BSN-nummer	Wordt gebruikt om aangiften vanuit bronpakketten te koppelen aan dossiers. Zonder dit nummer stopt het proces in SBR Approvals.
Relatienummer	Vereist voor synchronisatie met gekoppelde pakketten. Alleen mogelijk als het cliëntnummer overeenkomt.
Contactnummer	Nodig voor synchronisatie van contacten/personen met andere pakketten. Een gelijk nummer is daarbij essentieel.
Bankrekening(en)	Vereist voor het aanvragen van een iDEAL 1-cent betaling ter identificatie.
Aangiftetijdvak LH	Bepaalt hoe vaak het werkproces rond loonheffingen automatisch wordt gestart.
Aangiftetijdvak BTW	Bepaalt de frequentie van werkprocessen voor administratie en accordering van BTW.
Loonheffingsnummer	Nodig voor het koppelen van aangiften uit bronpakketten voor loonheffingen.
BTW-nummer	Nodig voor het koppelen van BTW-aangiften uit bronpakketten.
WWFT-tabblad Contact	Hier leg je de ID-gegevens van UBO’s vast. Zonder deze gegevens krijg je een waarschuwing dat identificatie nog moet plaatsvinden.
WWFT & Structuur	Legt relaties vast tussen personen en entiteiten binnen een organisatie. Aandelenbelangen >25% markeren een persoon automatisch als UBO.
Map Opdrachtbevestiging	Toont snel de status van klantacceptatie op basis van aanwezige (getekende) documenten in het dossier.
Map KvK-uittreksel	Laat direct zien of het KvK-uittreksel aanwezig is in het dossier, als onderdeel van klantacceptatie.
Onboarding workflow	Toont de status van de onboarding workflow (indien geactiveerd), voor directe visuele controle.

Tip

Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk velden in het CRM volledig en correct invult én goed onderhoudt. Dit verhoogt niet alleen de kwaliteit van je dienstverlening, maar zorgt er ook voor dat je sneller en gerichter kunt werken. Alle informatie – van communicatie en documenten tot producten, diensten en processen – is dan overzichtelijk beschikbaar op één plek. Dat betekent: minder zoeken, meer inzicht en betere beslissingen.