Automatisch bericht bij document in relatiedossier

Met deze functie kun je automatisch een bericht sturen naar een relatie of teamlid zodra er een document wordt geplaatst in een specifieke map van het relatiedossier. Dit is bijvoorbeeld handig bij de koppeling met Nmbrs, waarbij loonstroken automatisch worden opgehaald en geplaatst. Je kunt dan automatisch een chatbericht laten versturen naar de klant met het document.

In dit artikel lees je:

Hoe je dit instelt
Wat de mogelijkheden zijn
Hoe het eruitziet voor de klant

Instellen van het automatische bericht

Stap 1: Ga naar de juiste map

Ga naar Beheer > Dossier > Relatiedossier.
Zoek de map waarin je het automatische bericht wilt instellen.
Klik op de drie puntjes naast de map en kies Bewerken.

Stap 2: Stel het bericht in

Onder "Uploaden in deze map een bericht sturen aan", stel je in wie het bericht ontvangt en namens wie het wordt verstuurd:

Opties:

Relaties: Kies een contactpersoon (op basis van functie) en een teamlidrol als afzender.
Rollen: Kies teamlidrollen (gekoppeld aan de relatie) en stel in namens welke teamlidrol het bericht wordt verstuurd.
Beide: Bericht gaat zowel naar het gekoppelde contact als teamlid.

Daarnaast kun je:

Een label koppelen aan de chat waarin het document wordt gedeeld.
Een berichttekst invoeren die met het document wordt verstuurd.

Optioneel: Goedkeuring voor verzenden

Wil je dat er eerst goedkeuring nodig is voordat het document gedeeld wordt?

Zet de optie ‘Vereist goedkeuring voor verzenden’ op Ja of Nee.
Bij Ja moet een teamlid het bericht en document goedkeuren voordat het naar de relatie wordt gestuurd.

Let op: dit voegt een extra handmatige stap toe aan het proces.

Wat ziet de klant?

De klant ontvangt:

Een chatbericht met het door jou ingestelde bericht.
Het document als bijlage.
Eventueel een label ter herkenning.

Zo is de klant direct op de hoogte van nieuwe documenten in het dossier, zonder extra handmatige acties.