Automatiseringen binnen een workflow

In iedere workflowfase kun je automatiseringen instellen om taken en communicatie te stroomlijnen. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch een bericht naar de relatie laten sturen, een taak aanmaken, documenten opvragen of bestanden meesturen (zoals de checklist voor de IB-aangifte of andere invulformulieren).

Binnen workflows kun je kiezen uit interne en externe automatiseringen. Dit helpt je om efficiënter te werken én om realtime overzicht te houden op je processen.

Het instellen van automatiseringen per workflowfase

Je stelt dit als volgt in:

Ga naar de desbetreffende workflowfase.
Klik op de drie puntjes > Bewerken.
Kies tussen: Interne automatiseringen (binnen het kantoor) of Externe automatiseringen (richting de klant).

Interne Automatiseringen

Om een interne automatisering aan te maken, stel je het volgende in:

Afzender instellen: bepaal of de automatisering automatisch wordt verzonden door een teamlid met een specifieke rol of door een procesteam
Ontvanger instellen: bepaal aan wie de automatisering wordt gestuurd of toegewezen. Dit kan een teamlid zijn met een specifieke rol of een procesteam. Je kunt hier ook kiezen om de automatisering automatisch te laten toekennen aan het eerste teamlid met de gekozen rol.

Externe Automatiseringen

Om een externe automatisering aan te maken, stel je het volgende in:

Afzender instellen: bepaal namens wie de automatisering wordt verzonden. Dit kan een teamlid met een specifieke rol zijn of een procesteam.
Ontvanger instellen: bepaal aan wie de automatisering wordt verzonden of toegewezen. Dit kan een contact met een specifieke functie zijn of het voorkeurscontactpersoon of enige contactpersoon.

Beschikbare automatiseringen:

Taak (het contact of teamlid moet iets afronden)
Bericht (automatische communicatie naar de klant of teamlid)
Gegevensuitvraag (vraag documenten uit; bepaal ook waar deze worden opgeslagen in het dossier)
Document (bijvoorbeeld een formulier dat automatisch wordt gestuurd vanuit het interne dossier)