Outlook Integratie

Stap 2: Optie inschakelen

Zet de optie Ingeschakeld op 'Ja' en klik op Opslaan.

Stap 3: Inloggen via Microsoft Azure

1. Klik op de Microsoft Azure connector.
2. Je wordt doorgestuurd naar Outlook om in te loggen.
3. Log in met een account dat adminrechten heeft.

Stap 4: Adressen activeren

1. Na het inloggen word je automatisch teruggestuurd naar Mijn Kantoor.
2. Klik opnieuw op de Microsoft Azure connector.
3. Er opent een scherm waarin je adressen kunt activeren.

⚠️ Let op: Alleen inboxen van geactiveerde adressen worden uitgelezen door Mijn Kantoor.

Stap 5: Adres activeren

1. Klik op de plusknop (+) om een adres te activeren.
2. Kies een adres dat gekoppeld is aan:
   • een contact,
   • een rol, of
   • een procesteam.

Deze instelling bepaalt wie aan de chat wordt toegevoegd.

Instellen van de chat bij inkomende e-mails

Bij het activeren van een e-mailadres kun je kiezen hoe de chat wordt gestart:

• Contact: De chat wordt gestart met het teamlid waarvan het e-mailadres overeenkomt met het ontvangeradres.
• Rol: De chat wordt gestart met het eerste teamlid dat gekoppeld is aan de cliënt met die specifieke rol.
• Procesteam: Alle leden van het procesteam worden toegevoegd aan de chat.

⚠️ Let op: De opties Rol en Procesteam zijn vooral handig voor gezamenlijke e-mailadressen, zoals info@, zodat meerdere teamleden de berichten kunnen opvolgen.

Werking van de emailintegratie

• Na het activeren van een e-mailadres haalt Mijn Kantoorelke 5 minuten de nieuwste e-mails op uit de inbox.
• De e-mails komen eerst binnen in de verwerkingsmodule (Verwerking > E-mailverwerking).
• Managers kunnen alle e-mails zien. Andere teamleden kunnen alleen e-mails bekijken van adressen waarmee ze zijn gekoppeld via hun e-mailadres, rol of team.
• Elke 5 minuten probeert Mijn Kantoor de openstaande e-mails te verwerken en een chat te starten.

Mogelijke verwerkingsproblemen

Soms lukt het niet om een chat te starten, bijvoorbeeld als de afzender niet bekend is in Mijn Kantoor.

✅ Oplossing:

• De reden waarom een e-mail niet verwerkt kon worden, is terug te vinden in de verwerkingsmodule.
• Veelvoorkomende oplossingen zijn:
  • Een nieuw contact aanmaken.
  • Het e-mailadres koppelen aan een bestaand contact.
• Na het oplossen van het probleem kun je de e-mail opnieuw laten verwerken door op 'Opnieuw proberen' te klikken.

📈 Zelflerend systeem: Hoe meer problemen je oplost, hoe slimmer de e-mailverwerking wordt en hoe minder handmatige correcties nodig zijn.