Outlook Integratie

Stap 2: Optie inschakelen

Zet de optie Ingeschakeld op 'Ja' en klik op Opslaan.

Stap 3: Integratie inschakelen 

1. Voeg een connector toe via de ‘Omgeving toevoegen’ knop. 
2. Kies voor ‘Microsoft Azure’. Er verschijnt een formulier.  

Stap 4: App registratie inrichten in Azure 

1. Open een nieuw tabblad 
2. Log in op Azure Portal. 
3. Klik op het hamburgermenu en ga naar Microsoft Entra ID.

4. Klik op Toevoegen en kies App-registratie. 
5. Geef de registratie de naam Mijn Kantoor Mail integratie en klik op Registreren. 
6. Kopieer de Toepassings-id (client-id) en plak deze in Mijn Kantoor in het veld ‘Client id’ 

7. Ga terug naar Azure en navigeer naar Certificaten en geheimen. 
8. Maak een nieuw client-geheim aan met: 

1. Naam: Mijn Kantoor 

2. Verloopdatum: 730 dagen (2 jaar) 

3. Klik op Toevoegen. 

9. Kopieer de waarde-kolom en plak deze in het veld Client Secret in Mijn Kantoor 

Stap 5: API-machtigingen instellen 

1. Ga in Azure naar API-machtigingen. 
2. Verwijder de bestaande machtiging via de puntjes achter de kolom.  

4. Voeg nieuwe machtigingen toe: 
5. Klik op Microsoft Graph en kies Toepassingsmachtigingen' 

Zoek en selecteer de volgende machtigingen:  

1. Mail.ReadWrite 
2. MailBoxSettings.ReadWrite 
3. User.Read.All
4. Mail.Send 
5. Klik onderaan op Machtigingen toevoegen. 
6. Klik op Beheerderstoestemming verlenen (indien uitgegrijsd, moet IT dit goedkeuren). 

8. Ga terug naar Overzicht en klik op het wereldbol-icoon Eindpunten. 

9. Kopieer het zesde eindpunt Token-eindpunt OAuth 2.0 (v2) en plak dit in Mijn Kantoor in de laatste kolom (Token endpoint) 

Stap 6: Adressen activeren

1. Na het inloggen word je automatisch teruggestuurd naar Mijn Kantoor.
2. Klik opnieuw op de Microsoft Azure connector.
3. Er opent een scherm waarin je adressen kunt activeren.

⚠️ Let op: Alleen inboxen van geactiveerde adressen worden uitgelezen door Mijn Kantoor.

Stap 7: Adres activeren

1. Klik op de plusknop (+) om een adres te activeren.
2. Kies een adres dat gekoppeld is aan:
   • een contact,
   • een rol, of
   • een procesteam.

Deze instelling bepaalt wie aan de chat wordt toegevoegd.

Instellen van de chat bij inkomende e-mails

Bij het activeren van een e-mailadres kun je kiezen hoe de chat wordt gestart:

• Contact: De chat wordt gestart met het teamlid waarvan het e-mailadres overeenkomt met het ontvangeradres.
• Rol: De chat wordt gestart met het eerste teamlid dat gekoppeld is aan de cliënt met die specifieke rol.
• Procesteam: Alle leden van het procesteam worden toegevoegd aan de chat.

⚠️ Let op: De opties Rol en Procesteam zijn vooral handig voor gezamenlijke e-mailadressen, zoals info@, zodat meerdere teamleden de berichten kunnen opvolgen.

Werking van de emailintegratie

• Na het activeren van een e-mailadres haalt Mijn Kantoorelke 5 minuten de nieuwste e-mails op uit de inbox.
• De e-mails komen eerst binnen in de verwerkingsmodule (Verwerking > E-mailverwerking).
• Managers kunnen alle e-mails zien. Andere teamleden kunnen alleen e-mails bekijken van adressen waarmee ze zijn gekoppeld via hun e-mailadres, rol of team.
• Elke 5 minuten probeert Mijn Kantoor de openstaande e-mails te verwerken en een chat te starten.

Mogelijke verwerkingsproblemen

Soms lukt het niet om een chat te starten, bijvoorbeeld als de afzender niet bekend is in Mijn Kantoor.

✅ Oplossing:

• De reden waarom een e-mail niet verwerkt kon worden, is terug te vinden in de verwerkingsmodule.
• Veelvoorkomende oplossingen zijn:
  • Een nieuw contact aanmaken.
  • Het e-mailadres koppelen aan een bestaand contact.
• Na het oplossen van het probleem kun je de e-mail opnieuw laten verwerken door op 'Opnieuw proberen' te klikken.

📈 Zelflerend systeem: Hoe meer problemen je oplost, hoe slimmer de e-mailverwerking wordt en hoe minder handmatige correcties nodig zijn.