Fase 2: CRM Import

Na de kick-off sessie met jouw consultant is het tijd voor de volgende stap in de implementatie: het importeren van jouw relaties en contacten in het CRM. Tijdens deze stap lever je ingevulde Excel-bestanden aan met al je relaties en gekoppelde contactpersonen of leg je de koppeling met jouw up-to-date CRM pakket, zodat jouw klanten straks kunnen inloggen in Mijn Kantoor.

Voordat je de import aanlevert, is het van belang dat je de volgende basisinstellingen in de module Beheer al hebt doorlopen en ingevuld. In de volgende fase, nadat de relaties en contacten zijn geïmporteerd, ga je deze namelijk koppelen. Een goed begin is dus het halve werk. De volgende instellingen raden wij jou aan om alvast naar wens in te stellen:

✅ Structuur van het relatiedossier bepalen – Beheer > Dossier
✅ Rollen van medewerkers en procesteams instellen – Beheer > Teamleden
✅ Medewerkers toevoegen – Beheer > Teamleden
✅ Producten controleren en aanvullen – Beheer > Producten

Nadat de belangrijkste basisinstellingen juist zijn ingesteld, kun je de CRM gegevens bij ons gaan aanleveren. Dit kan op twee verschillende manieren.

Optie 1: Gebruik het CRM importsjabloon

Je kunt ons CRM importsjabloon invullen, waarin alle benodigde velden al voor je klaarstaan. Deze wordt specifiek voor jouw omgeving gemaakt en kun je downloaden in de CRM module > Relaties > Klik rechtsboven op de drie puntjes > Import voorbeeld bestand downloaden. Doe hetzelfde voor contacten in de CRM module > Contacten.

We hebben een handige handleiding die precies uitlegt welke kolommen verplicht zijn en waar je deze straks in de CRM-module terugvindt. Het voordeel van deze methode is dat je direct alle benodigde informatie compleet hebt, waardoor wij de import in één keer voor je kunnen uitvoeren.

🔗 Handleiding voor het vullen van het Excel-template

✔ Belangrijke details over het CRM importsjabloon:

Het bestand bevat twee tabbladen: Relaties en Contacten.
Relaties kunnen zowel personen als organisaties zijn → op basis hiervan worden bepaalde velden automatisch wel of niet getoond.
Contacten zijn de gebruikers die uiteindelijk inloggen in Mijn Kantoor. In de import geef je aan, aan welke relaties zij gekoppeld zijn.
E-mailadressen bij contacten zijn verplicht, omdat ze hiermee inloggen in Mijn Kantoor.
Je bepaalt zelf welke velden je invult, maar een aantal zijn verplicht (zoals klantnaam en klantnummer, gemarkeerd in groen).
Mis je een veld dat je graag wilt toevoegen? Ga naar Beheer → CRM → Vrije velden en voeg deze hier toe. Vervolgens maak je een extra kolom aan in het importbestand en vul je de gegevens in.

Uploaden en controleren van de import

Wanneer jij jouw importbestand klaar hebt, dien je deze bij ons aan te leveren. Dit doe je als volgt:

Upload het ingevulde Excel-bestand via de implementatie chat in de berichtenmodule van de support omgeving in Mijn Kantoor.
Wij laten het je weten zodra de import is voltooid.
Controleer na de import of alle gegevens correct in het CRM staan.
Zodra de import is afgerond en de basisinstellingen zijn ingesteld, ga je door naar de volgende fase: het doorvoeren van de belangrijkste basisinstellingen in Mijn Kantoor.

Optie 2: Gegevens automatisch importeren via een integratie

Heb je jouw klantgegevens al in een ander softwarepakket en is er een koppeling met Mijn Kantoor beschikbaar? Dan kun je de gegevens automatisch ophalen via een integratie.

✔ Zo stel je de integratie in:

Ga naar Beheer → Integraties
Koppel Mijn Kantoor met een van de beschikbare CRM applicaties en haal klantgegevens automatisch op.
Dit werkt alleen als de data in je huidige CRM systeem actueel en correct is.

Let op: Is de data niet volledig of up-to-date? Dan raden we aan om optie 1 (Excel-import) te gebruiken.

✔ Wij stellen de volgende CRM integraties beschikbaar:

Exact Online (Relaties, Contacten, Bankrekeningen)
Fiscaal Gemak (Relaties, Teamlid rollen)
Imuis (Relaties, Contacten, Bankrekeningen)
Qics (Relaties)
AFAS (Relaties, Contacten)
Simplicate (Relaties, Contacten, Bankrekeningen)
Nmbrs (Relaties, Bankrekeningen)
Twinfield (Relaties, Bankrekeningen)
Loket.nl (Relaties)
Nextens CRM (Relaties)