Introductie van Mijn Kantoor

Gefeliciteerd met de aanschaf van Mijn Kantoor, een geavanceerd platform voor accountants- en administratiekantoren. Met Mijn Kantoor introduceer je een gestroomlijnde werkwijze gebaseerd op CRM-denken, standaardprocessen en klantgerichte communicatie. Dit resulteert in een efficiënte dienstverlening en tevreden klanten.

De digitale transitie in accountancy

De accountancy- en administratie branche verandert snel door digitalisering. Nieuwe spelers zoals banken en softwarebedrijven betreden de markt en bieden geautomatiseerde diensten. Klanten verwachten steeds meer online toegankelijkheid en efficiënte communicatie.

Hoe onderscheid jij je?

Succesvolle dienstverleners richten zich op:
✔ Productleiderschap – Innovatieve en kwalitatieve diensten
✔ Customer intimacy – Klantgerichte aanpak en persoonlijke service
✔ Operational excellence – Efficiënte en foutloze processen

Door Mijn Kantoor strategisch in te zetten, kan jouw kantoor zich onderscheiden in een concurrerende markt.

Digitale spelers en hun kracht

Digitale platforms zoals Coolblue, Knab, Airbnb en Uber bieden een ongeëvenaarde klantervaring. Ze excelleren niet op prijs, maar op service, efficiëntie en gebruiksgemak. Accountants kunnen leren van deze succesmodellen door te focussen op:

Klantgerichtheid: Denk mee met je cliënten en bied proactieve ondersteuning.
Efficiënte processen: Minimaliseer handmatige taken en standaardiseer workflows.
Online toegankelijkheid: Bied een digitaal klantportaal voor transparante communicatie.

Hoe kan jouw kantoor concurreren met digitale spelers?

Werk op basis van een platform

Mijn Kantoor helpt je te werken vanuit een geïntegreerd platform. Door CRM, communicatie en workflowmanagement te combineren, krijg je volledig inzicht in klantprocessen.

Optimaliseer je processen

✔ Standaardiseer je dienstverlening en gebruik best practice templates
✔ Voer een proactieve klantbenadering met geautomatiseerde meldingen
✔ Maak gebruik van controlepunten en kwaliteitschecks

Voldoen aan wet- en regelgeving

Mijn Kantoor helpt bij compliance met de WWFT, AVG en NV COS door:
✔ Automatisering van compliance-taken
✔ Gecontroleerde communicatie en geautoriseerde gebruikers
✔ Voorkomen van datalekken door veilige opslag en berichtenverkeer

Creëer een WOW-gevoel bij je klanten

Bied klanten 24/7 inzicht in hun dossiers, taken en voortgang via het platform. Maak verwachtingen duidelijk en verhoog de klanttevredenheid.

Denk vooruit en innoveer

Digitale transformatie biedt kansen. Zorg dat je op tijd inspeelt op innovaties, zodat jouw kantoor een concurrentievoordeel behoudt.

De Implementatie

De implementatie is verdeeld over verschillende fasen waaronder:

Deze handleiding helpt je Mijn Kantoor effectief te implementeren. De opzet is modulair:

✔ Beheer en instellingen
✔ CRM en relatiebeheer
✔ Dossierbeheer en documentmanagement
✔ Workflows en automatisering
✔ Taken en notificaties

Tijdens de implementatie voer je gestructureerde taken uit, ondersteund door jouw consultant via de supportafdeling van Mijn Kantoor.

Succesfactoren voor een soepele overgang

Volgens het Knoster-model vereist een succesvolle transitie:

✔ Visie – Voorkomt verwarring
✔ Urgentie – Voorkomt weerstand
✔ Een goed plan – Voorkomt chaos
✔ Voldoende middelen – Voorkomt frustratie
✔ Competenties en training – Voorkomt angst

Door directie en medewerkers actief te betrekken, zorg je voor een snelle en effectieve implementatie.

Extra hulpmiddelen

📌 Toolkit voor medewerkers en klanten

Infographic: "Je cliënt op weg helpen met Mijn Kantoor"
PowerPoint-presentatie voor intern gebruik
Voorbeeld nieuwsbrief voor klanten

Deze middelen helpen bij een soepele overgang naar Mijn Kantoor en verhogen de adoptie onder medewerkers en cliënten.

Belangrijke Tips voor een Succesvolle Implementatie

📌 Directie Betrokkenheid

Zorg ervoor dat de directie actief betrokken is bij de implementatie. Dit helpt bij het nemen van beslissingen die verder gaan dan individuele belangen en draagt bij aan het organisatiebelang.

📌 Benoem een Projectverantwoordelijke

Wijs een projectverantwoordelijke aan en vul het team aan met relevante sleutelpersonen. Dit zorgt ervoor dat er voldoende expertise beschikbaar is om de inrichtingswerkzaamheden correct uit te voeren.

📌 Plan voldoende tijd voor het team

Reserveer voldoende tijd voor de leden van het projectteam. Dit voorkomt vertragingen en zorgt voor een gestroomlijnde en efficiënte implementatie.