Vraagposten

Dit artikel behandelt de belangrijkste instellingen met betrekking tot vraagposten en dossierbeheer binnen Mijn Kantoor. Je stelt deze in bij Beheer > Taken > Vraagposten.

Instellingen en Functies

Vraagposten Dossier Map
De vraagposten worden opgeslagen in een specifieke map binnen het relatiedossier. Deze map is bedoeld om alle gerelateerde documenten en communicatie bij elkaar te houden voor snelle toegang en overzicht.
Relatie Dossier Uitvraag Templates
De uitvraag templates zijn vooraf gedefinieerde vraagformulieren die worden gebruikt om informatie op te vragen van relaties. Deze templates helpen bij het standaardiseren van de communicatie en zorgen ervoor dat alle relevante vragen aan de relatie worden gesteld.
Inkoopfacturen
In het geval van inkoopfacturen is het van belang om te bepalen of een bepaalde post gekoppeld kan worden aan een specifieke in- of verkoop. Wanneer een bedrag niet gekoppeld kan worden, wordt een vraagpost verstuurd naar de relatie met de vraag om verduidelijking.
Aanvullend Bericht voor Vraagposten
Het standaard aanvullende bericht dat wordt verstuurd bij een vraagpost is als volgt:
"Bijgaand bedrag is door ons niet te koppelen aan een in- of verkoop. Kun je ons laten weten waar deze post voor is geweest? Alvast bedankt!"
Dit bericht wordt gebruikt om op een duidelijke en vriendelijke manier extra informatie van de relatie te verkrijgen.
Functie van het Geadresseerde Contact bij Relatie
Wanneer een vraagpost wordt verstuurd, wordt het functie van het geadresseerde contact binnen de relatie aangegeven. Dit helpt bij het identificeren van de juiste persoon om vragen te beantwoorden, zoals bijvoorbeeld een gevolmachtigde of een andere verantwoordelijke persoon binnen de organisatie.
Teamlid Rol van de Afzender bij Relatie
De afzender van de vraagpost wordt geïdentificeerd door hun rol binnen het team, bijvoorbeeld de relatiebeheerder. Dit geeft de ontvanger inzicht in de functie van de persoon die de vraag stelt, wat de communicatie vergemakkelijkt.
Bericht Labels voor Vraagpost Berichten
Om berichten te categoriseren en het beheer te vergemakkelijken, kunnen labels worden toegevoegd aan vraagpostberichten. Deze labels helpen bij het snel identificeren van het type vraagpost, waardoor het proces efficiënter verloopt. Voor elke vraagpost kan een label worden geselecteerd dat het beste het onderwerp of de urgentie van de boodschap weerspiegelt.

Voor het configureren van de vraagposten zie dit artikel: Vraagposten · Mijnkantoor