WWFT Check Functionaliteit in Mijn Kantoor

1. WWFT- en KvK-koppelingen activeren

Om gebruik te kunnen maken van de WWFT-functionaliteit, dien je deze eerst te activeren via het beheermenu:

1. Ga naar Beheer > Integraties.
2. Schakel de optie WWFT in.
3. Indien gewenst, schakel ook de KvK-koppeling in.

Let op:

• Voor het uitvoeren van een KvK-zoekopdracht wordt €0,10 per zoekopdracht in rekening gebracht.
• Voor een WWFT-check bedragen de kosten €1,25 per controle.

2. Opslaglocatie instellen voor WWFT-documenten

Voordat je gebruik maakt van de WWFT-functionaliteit, is het belangrijk om een standaard dossiermap te bepalen waarin de gegenereerde documenten worden opgeslagen:

1. Ga naar Beheer > Dossier > Algemeen.
2. Selecteer bij UBO / Due Diligence de gewenste dossiermap.

3. Relatiegegevens actualiseren via KvK

Zorg ervoor dat de gegevens van de organisatie (relatie) up-to-date zijn. Dit kan op twee manieren:

Handmatig: Vul de gegevens zelf in of;

Automatisch via de KvK:

1. Maak een nieuwe relatie aan of open een bestaande relatie.
2. Vul het KvK-nummer in.
3. De gegevens van de KvK worden automatisch ingeladen.

Meer informatie over welke gegevens exact worden overgenomen, vind je in het artikel:

4. UBO’s koppelen als contactpersonen

Voordat je een WWFT-check op een UBO kunt uitvoeren, moet deze gekoppeld zijn als contactpersoon aan de organisatie:

1. Ga naar CRM > Relaties.
2. Selecteer de betreffende relatie.
3. Klik op Gekoppelde Contacten.
4. Kies voor Nieuw contact toevoegen of Bestaand contact koppelen.
5. Vul alle benodigde gegevens in, waaronder de geboortedatum.
6. Klik op Opslaan.

5. WWFT-check uitvoeren op organisatieniveau

1. Ga naar CRM > Relaties.
2. Selecteer de organisatie waarop je de controle wilt uitvoeren.
3. Klik rechtsboven op Controleer relatie.
4. Er verschijnt een scherm waarin je de check kunt starten en inzicht krijgt in de onderdelen waarop gecontroleerd wordt.
5. Klik op Start check.

Kosten: €1,25 per uitgevoerde controle.

6. WWFT-check uitvoeren op UBO-niveau

1. Ga naar CRM > Relaties.
2. Selecteer de organisatie en klik vervolgens op Gekoppelde Contacten.
3. Kies de contactpersoon (UBO) waarop je de controle wilt uitvoeren.
4. Bovenin verschijnt de knop WWFT check. Klik hierop.
5. Start de controle via het bekende checkscherm.

Kosten: €1,25 per uitgevoerde controle.

Het resultaat wordt automatisch opgeslagen als PDF in het dossier.

7. Resultaten beoordelen en goedkeuren

Na afloop van een controle ontvang je een rapport met de bevindingen. Indien er onderdelen zijn waarop geen goedkeuring is gegeven, kun je deze – met een onderbouwing – handmatig goedkeuren:

1. Open het rapport.
2. Klik op Goedkeuren bij het betreffende onderdeel.
3. Voeg indien nodig een toelichting toe.