Fase 5: Workflows Inrichten en Testen

Na het toevoegen van relaties en contacten, het configureren van de basisinstellingen en het leggen van de benodigde integraties, is het tijd om de workflows naar wens in te stellen. Een goed functionerende workflow begint bij het definiëren van de verschillende rollen of procesteams binnen het kantoor. Bepaal wie verantwoordelijk is voor welke stap en wijs deze rollen correct toe.

Rollen en verantwoordelijkheden

Binnen Mijn Kantoor zijn de volgende standaard rollen beschikbaar, die je naar wens kunt aanpassen en koppelen aan de verschillende workflow fasen:

Relatiebeheerder
Accountant
Fiscaal (verantwoordelijk teamlid voor fiscale werkzaamheden)
Administratie (verantwoordelijk teamlid voor administratieve taken)
Salaris (verantwoordelijk voor salarisgerelateerde werkzaamheden)
Secretariaat

Deze rollen worden binnen de workflows toegewezen aan teamleden op relatieniveau, zodat per relatie duidelijk is wie welke verantwoordelijkheid draagt. Het is essentieel om de rollen op relatieniveau correct in te stellen, zodat de workflows correct functioneren. Dat is ook de reden dat wij jou in Fase 3: Doorvoeren Basisinstellingen gevraagd hebben dit op relatieniveau al door te voeren en juist in te stellen.

Testen van de workflows

Voordat je alle aangiftes via workflows laat verlopen, is het verstandig om deze eerst te testen met een kleine groep klanten. Dit biedt de mogelijkheid om feedback te verzamelen en zelf vertrouwd te raken met de werking van de workflowfunctionaliteit.

Een goede start is de BTW-aangifte, omdat deze periodiek terugkeert. We raden aan om te beginnen met één tot vijf maandklanten om de testfase overzichtelijk te houden. Door de workflows vooraf in te stellen voor BTW-klanten, kun je de planning binnen Mijn Kantoor efficiënter organiseren en automatiseren, zodat je later minder handmatige handelingen hoeft uit te voeren.

Daarnaast maakt Mijn Kantoor gebruik van de SBR-functionaliteit, waarmee het OB-nummer, RSIN en de rechtsvorm automatisch worden geverifieerd. Hierdoor wordt de aangifte direct bij de juiste instantie ingediend, zonder extra tussenstappen.

Beheer van workflow templates

Voor het instellen van workflows ga je naar Beheer → Workflows. Hier kun je:

Workflows bewerken en fasen aanpassen of verwijderen.
Rollen toewijzen aan specifieke fasen.
Controlepunten instellen om te bepalen welke acties een teamlid moet uitvoeren binnen een workflow fase. Controlepunten kunnen ook verplicht worden gemaakt.
Automatiseringen toevoegen, zoals het versturen van berichten, het aanmaken van taken of het uitvragen van gegevens bij de relatie. Bij de eerste tests raden we aan deze automatiseringen nog niet in te stellen.

SBR-instellingen voor workflows

Bij het bewerken van een workflow in Beheer → Workflows is het tabblad SBR essentieel voor het automatiseren van workflows en aangiftes. Hier kun je:

Bepalen namens wie de aangifte wordt verstuurd (standaard Relatiebeheerder, maar dit kan worden aangepast naar bijvoorbeeld Administratie).
Instellen dat de SBR-aangifte automatisch naar de klant wordt doorgezet.
Bepalen hoe de aangifte wordt aangeboden (ter accordering, ondertekening of informatie).
De ontvanger van de aangifte kiezen (op basis van functie of het primaire contactpersoon van de relatie).
Het begeleidende bericht van de aangifte aanpassen.
Instellen dat de plannerweergave automatisch wordt bijgewerkt bij het sluiten van een workflow.
De chat automatisch sluiten na voltooiing van de SBR-aangifte, om verwarring over oude berichten te voorkomen.

Voor BTW-aangiftes is het handig om in te stellen dat de workflow direct start bij aanmaken. Voor jaarrekeningen en IB-aangiftes kan het wenselijk zijn om deze handmatig te starten.

Klanten uitnodigen

Een effectieve manier om klanten te introduceren in Mijn Kantoor is door een aangifte naar hen te sturen en daarmee automatisch de klant uit te nodigen. Hierdoor ontvangen zij direct een uitnodiging en zien zij meteen de toegevoegde waarde van het platform. Zorg ervoor dat er reeds enkele documenten in het dossier staan en dat het betreffende product is gekoppeld aan de relatie. Zo worden de workflows correct opgestart en ingepland.

Het versturen van de eerste aangifte

Voordat alle klanten worden uitgenodigd, is het raadzaam om een workflow te testen op een enkele relatie zoals hierboven beschreven. Zorg ervoor dat op relatieniveau:

Een contactpersoon met een geldig en uniek e-mailadres aan de relatie is gekoppeld.
De juiste rollen en producten zijn gekoppeld (bijvoorbeeld Aangifte BTW in het geval je de workflow Aangifte BTW als eerste wilt aanbieden).
Het OB-nummer, rechtsvorm en RSIN correct zijn ingevuld.
SBR is ingeschakeld.
iDeal is ingeschakeld.

Workflow starten per relatie

Een workflow starten voor een specifieke relatie kan in de CRM-module > selecteer de relatie > onder het tabblad Workflows. Hier kun je:

Een workflow selecteren en activeren.
De startdatum instellen (bijvoorbeeld 31 december voor een BTW-aangifte voor 1 januari van het volgende jaar).
De workflow instellen als terugkerend, zodat deze periodiek automatisch wordt ingepland.

Workflows in bulk starten

Wil je workflows voor meerdere relaties tegelijk activeren? Dit kan via CRM > Relatie Insights:

Filter op relaties met een specifiek product (bijvoorbeeld Aangifte BTW).
Kies de juiste maand en voer een bulkactie uit.
Pas velden aan, zoals SBR ingeschakeld en iDEAL ingeschakeld.
Kies vervolgens de relaties waar je de workflow voor wilt starten en klik op Bulk acties ‘Workflows aanmaken’.