Tabblad Workflow fases onder beheer workflows

Bij onderhoud van workflowtemplates of bij het inrichten van workflowtemplates kun je via de plusknop rechts van de WORKFLOW FASES een nieuwe fase aanmaken. Via het radertje rechts van een fase kun je een fase onderhouden. Door middel van de puntjes voor een fase kun je workflowfases naar boven of naar beneden verplaatsen. Nadat een fase is aangemaakt of geselecteerd verschijnt een popup met het volgende scherm:

• Bij NAAM vul je de workflowfase naam in. Kies daarbij voor een naam die herkenbaar is voor teamleden en zo goed mogelijk de fase in het proces aanduidt;
• Bij BESCHRIJVING geef je een zo goed mogelijke beschrijving mee van het doel van de fase. Hiermee informeer je een verantwoordelijke voortdurend over het doel van de fase als hij/zij aan een workflowfase werkt. 
• Bij TOEWIJZEN AAN definieer je of de workflowstap onder verantwoordelijkheid van een Rol wordt uitgevoerd of een Procesteam. Selecteer je Geen, dan zijn voor de fase alle teamleden op de klant selecteerbaar. Selecteer je Rol, dan zijn alleen de teamleden selecteerbaar die die rol hebben op de klant. Indien je Procesteam selecteert dan zijn de medewerkers die in het procesteam actief zijn selecteerbaar onder de voorwaarde dat ze ook een rol op de klant hebben. Hierbij maakt het niet uit welke rol dat is.

TIP: Kies voor werkproces stappen die onder gedeelde verantwoordelijkheid van een team kunnen worden uitgevoerd voor het werken met een Procesteam. Dit kan de doorstroom van werkprocessen positief beïnvloeden omdat meerdere personen de fase kunnen afwikkelen. Dit wordt onder andere gebruikt bij bijvoorbeeld backoffice teams (administratieve verwerking) of salesteams (meerder personen die verantwoordelijk zijn voor sales).

Per fase kun je controlepunten meegeven (checklistitems). Via het radertje kun je items bewerken en via het plusje kun je items toevoegen. Door middel van de stippellijntjes voor het item kun je de items in volgorde aanpassen. De checklistitems zijn bedoeld om een verantwoordelijke persoon of team in een fase te kunnen aangeven welke zaken tenminste moeten zijn geraakt om de fase gereed te kunnen melden. Het wordt daarbij verwacht dat de items worden afgevinkt (niet verplicht). Een medewerker / manager in een opvolgende fase kan altijd nagaan of de verantwoordelijke in de voorgaande fase alle items heeft geraakt en welke notities daarbij zijn gemaakt (afwijkingen).