Fase 6: Livegang & Adoptie

Nu je Mijn Kantoor volledig hebt ingericht en alle benodigde gegevens op het platform staan, is het tijd voor de livegang en adoptie van de software. In deze laatste fase betrek je jouw medewerkers, vul je de dossiers van je relaties aan en nodig je de contactpersonen uit die nog geen toegang hadden tot Mijn Kantoor. Zo kunnen zij direct deelnemen aan de verschillende processen.

Om deze fase gestructureerd te laten verlopen, hebben we opnieuw diverse taken klaargezet in de supportomgeving. We hebben de belangrijkste stappen gedefinieerd en adviseren je om deze zorgvuldig door te nemen en uit te voeren. Zo zorg je ervoor dat Mijn Kantoor optimaal wordt geïntegreerd in jullie dagelijkse processen.

📌 Belangrijke taken:

✅ Introductiebijeenkomst voor medewerkers

✅ Vullen van het relatiedossier

✅ Opstellen en delen van een nieuwsbrief

✅ Opstellen van de uitnodigingse-mail

✅ Uitnodigen van alle contactpersonen

Introductiebijeenkomst voor medewerkers

Plan een bijeenkomst met je medewerkers om Mijn Kantoor te introduceren en werkafspraken te bespreken. Bespreek de functionaliteiten en het belang van het platform binnen de organisatie.

Vullen van het relatiedossier

Voeg essentiële documenten toe aan het relatiedossier, zoals oprichtingsakten, leningsovereenkomsten, jaarrekeningen en WHK-beschikkingen. Dit zorgt voor een snelle adoptie en toegankelijkheid van belangrijke informatie.

Opstellen en delen van een nieuwsbrief

Stel een nieuwsbrief op om de relaties te informeren over Mijn Kantoor. Gebruik de nieuwsbrief als een aankondiging en licht de voordelen en werkwijze toe. Bekijk een voorbeeld via onderstaande link:

🔗 Voorbeeld Nieuwsbrief

Opstellen van de uitnodigings e-mail

Zorg ervoor dat de uitnodigings e-mail herkenbaar en duidelijk is. Dit helpt relaties bij de onboarding en het aanmaken van een wachtwoord. Stel dit in via Beheer → Branding en overweeg een welkomstbericht. Hieronder vind je ook de link naar een korte instructievideo.

🔗 Instructievideo uitnodigings e-mail

Uitnodigen van alle contactpersonen

De laatste stap van deze fase omtrent het uitnodigen van alle contactpersonen. Verstuur hiervoor binnen een week na de nieuwsbrief de uitnodigingen naar alle contactpersonen die nog geen toegang hebben gehad tot Mijn Kantoor. Dit doe je door het envelop-icoon in het contact venster te gebruiken. De contactpersoon krijgt dan de instructies om een wachtwoord aan te maken en in te loggen in Mijn Kantoor.