Tabblad workflow templates onder beheer workflows

Een manager of beheerder kan in de module workflows, templates maken van werkprocessen. Dit kunnen werkprocessen zijn gericht op een primair klantproces (aangifte IB, Jaarrekening samenstellen) of ondersteunende processen (Uitgaande correspondentie, Onboarding nieuwe klant, Salesproces). Het werken met workflows binnen de accountancy praktijk heeft drie belangrijke voordelen:

1. Uniformiteit en daarmee kwaliteit en efficiency van de uit te voeren werkzaamheden door medewerkers binnen het kantoor. Workflowstappen komen op het juiste moment bij de juiste medewerker en voor hem/haar is het duidelijk wat wordt verwacht en welke checks moeten worden uitgevoerd om de verantwoordelijkheid voor het afwikkelen van de workflowstap te kunnen dragen;
2. Inzicht en overzicht over de voortgang en doorlooptijd van de client diensten en de interne processen van het kantoor. Hierdoor kan management sturen op doorlooptijd en voortgang en met het team gericht acties inzetten om deze doorlooptijd te verbeteren. Zowel de prestaties op de workflow zelf als de zich daarbinnen bevindende taken worden gemeten.
3. Het werkproces, de interne communicatie, de klantcommunicatie, (vaktechnische) notities, de taken en het dossier(stuk) zijn door middel van het werken met workflows altijd onderling gekoppeld. Dit geeft snel overzicht in de status van het proces en het dossier. Vanuit de workflow kan direct geschakeld worden met de gekoppelde communicatie en taken. Ook komen al deze facetten samen op de timeline voor de klant.

Bij het openen van de workflow template module zie je de werkprocessen die al zijn ingericht. Met de plusknop rechtsboven kun je een nieuwe template creëren. 

TIP: Voordat je met workflows aan de slag gaat is het verstandig om met je team te bepalen welke werkprocessen binnen het kantoor gestandaardiseerd gaan worden. Werk ze daarna eerst uit op een whiteboard of flipover en maak zogenaamde “value stream maps”. Dit houdt in dat je logische volgtijdelijke stappen in het proces creëert die onder verantwoordelijkheid van een rol of team worden afgewikkeld. Zodra een verantwoordelijkheidsgebied wijzigt in het proces is er feitelijk sprake van een nieuwe fase. Leg per fase de verantwoordelijke vast en benoem per fase vervolgens welke handelingen/checks in die fase tenminste moeten worden uitgevoerd (checklist items). Maak een vastlegging in Excel van de werkprocessen.

Nadat de template is gecreëerd of bij reeds bestaande workflows kun je via het radertje de optie “bewerken” kiezen en de volgende instellingen verrichten:

De naam van de workflowtemplate kan worden bewerkt. Daarnaast zijn er drie instellingen beschikbaar:

1. Koppel dossier item soort aan workflow - Met deze optie koppel je een dossiermap aan de template. Bij activatie van de workflow zal het het platform - indien de dossiermap subcriteria bevat - vragen om boekjaar en/of periode. Het werkproces is vervolgens gekoppeld aan het dossieritem dat in productie is;
2. Koppel product aan workflow - Met deze optie koppel je een product aan de workflow. Indien een product aan de workflow gekoppeld is zal het starten van de workflow alleen mogelijk zijn bij cliënten waaraan het product is gekoppeld.  Indien de cliënt niet het product afneemt zal het werkproces ook niet beschikbaar zijn. Tevens is het door deze optie mogelijk om in bulk workflows te starten voor cliënten die het product wel afnemen.
3. Archiveren - Met deze optie archiveer je de template. De template is dan (tijdelijk) niet beschikbaar voor gebruik in de werkprocessen.

✉️ Instellen van afzenders

Voor zowel interne als externe automatiseringen kan een afzender worden opgegeven. Dit bepaalt namens wie een melding of actie wordt uitgevoerd. Als er geen specifieke afzender wordt ingesteld voor interne automatiseringen, dan wordt automatisch de afzender van de externe automatiseringen gebruikt.

🔄 Workflow transitioneren

Wanneer een workflow wordt gestart of naar een volgende fase wordt overgezet (getransitioneerd), opent dit proces zich in een aparte pop-up. Dit zorgt voor een overzichtelijke en geconcentreerde weergave, waarin alle benodigde acties en eventuele foutmeldingen duidelijk zichtbaar zijn.

De pop-up bevat enkel de relevante informatie voor de transitie en leidt gebruikers stap voor stap door het proces. Hierdoor blijft het werken met complexe workflows efficiënt en overzichtelijk.

Het transitioneren bestaat nu uit twee stappen:

• Het eerste deel bestaat uit het toewijzen van de fase aan een specifiek teamlid, hier kan je workflow pinnen voor deze collega, de doorlooptijd bepalen en eventueel nog een notitie plaatsen .
• Het tweede deel bestaat uit de instellingen van de interne automatiseringen. Dit houdt in dat je in kan stellen of de ingestelde automatiseringen voor teamleden ook gestart moeten worden bij het starten van deze fase.