Het belang van workflows

Er zijn drie belangrijke redenen om de processen binnen het accountants- of administratiekantoor te automatiseren door middel van workflows. In volgorde van belangrijkheid voor je cliënt zijn dit de volgende:

Klantgerichtheid:
Lever pro actieve dienstverlening vanuit een geautomatiseerd proces. Maak gebruik van automatische (standaard) communicatie per werkstap en help je medewerkers om excellent te communiceren over de diensten van je kantoor. Wees klantgericht, duidelijk en transparant over de fase waarin je je bevindt in het proces, de nog uit te voeren werkzaamheden en wat je van je klant verwacht op het gebied van aanlevering van informatie of accordering van de output. Maak gebruik van de mogelijkheid om een werkproces in relatie tot een product of dienst visueel te tonen in het klant dashboard.
Efficiency:
Efficiënt producten en diensten produceren is een belangrijke voorwaarde om het rendement van je kantoor op peil te houden of zelfs te laten groeien. Standaard diensten staan onder prijsdruk in de branche. Wil je op deze producten en diensten verdienen dan zul je de werkprocessen die ermee samenhangen moeten automatiseren zodat je kunt sturen op doorlooptijd en voortgang. Het doel is om de handmatige handelingen en de tijdsintensieve informatie logistiek te verminderen. Een inzichtelijk proces leidt tot een snellere doorlooptijd, minder zoektijd door snel overzicht, minder tijdverlies door inzichtelijke planning en minder zoektijd voor jou en collega’s met betrekking tot aan het proces gerelateerde communicatie en vaktechnische notities. Vraag automatisch benodigde informatie uit aan je klanten op basis van templates en laat ze makkelijk output accorderen via de mobiele telefoon.
Compliance:
Door werkprocessen in logische stappen te verdelen die onder verantwoordelijkheid van een rol, persoon of team worden uitgevoerd kun je eenvoudig compliance organiseren. Bouw eenvoudig een autoriserende stap in, alvorens in een opvolgende stap zaken met klanten mogen worden gedeeld of verstuurd. Per processtap kan de compliance in detail worden uitgewerkt door checklist items aan het proces toe te voegen die door de verantwoordelijke(n) dienen te worden afgewerkt.