Workflowtemplate aanmaken in Mijn Kantoor

Met een workflowtemplate kun je in Mijn Kantoor eenvoudig processen automatiseren voor jouw klanten. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een workflowtemplate aanmaakt en configureert, met een voorbeeld voor de financiële administratie.

Stap 1: Nieuwe workflow aanmaken

Ga in het menu naar Beheer > Workflows.
Klik rechtsboven op het plus-icoon om een nieuwe workflow aan te maken.
Geef de workflow een naam, bijvoorbeeld Financiële administratie.

Stap 2: Basisinstellingen

Bij het aanmaken van een workflow kun je de volgende instellingen configureren:

Instelling	Omschrijving	Voorbeeld / Toelichting
Hoofdverantwoordelijke (optioneel)	Kies een teamlid of procesteam dat hoofdverantwoordelijk is en overzicht houdt.	Teamlid met rol administratie bij de relatie
Productverplichting	Stel in dat de workflow alleen opgestart kan worden bij relaties die een specifiek product afnemen.	Financiële administratie. Relaties die hun administratie zelf doen, krijgen de workflow niet.
Label toevoegen	Voeg optioneel een label toe om berichten die gekoppeld zijn aan de workflow te filteren en overzichtelijk te houden.	-
Zichtbaarheid voor relaties	Bepaal of de workflow zichtbaar moet zijn voor de relatie.	Meestal niet aangezet
Archiveren	Zet aan voor workflows die je niet meer wilt gebruiken, zodat ze uit je overzichten verdwijnen.	-
Uniek per periode	Zorgt ervoor dat er per periode maar één workflow kan bestaan.	Handig bij maandelijkse administraties om dubbele workflows te voorkomen
Direct doorzetten naar fase 1	Workflow start meteen in fase 1.	Aan te raden bij automatiseringen zoals aanlevering gegevens. Voor jaarrekeningen, IB of VPB vaak Nee om handmatige controle te behouden
Onboarding workflow	Relevant bij cliëntacceptatie en onboarding	Voor financiële administratie meestal niet nodig
Automatisch pinnen op planbord	Workflow wordt automatisch op het planbord van het aangewezen teamlid geplaatst.	Zet op Ja voor automatische plaatsing
Voltooien van taken bij workflow voltooiing	Voorkomt dat taken per ongeluk worden afgesloten	Zet op Nee; bij specifieke processen kan Ja nuttig zijn (bijvoorbeeld als een aangifte al is ingediend)

Stap 3: Dossieritems instellen

Na opslaan verschijnen de tabbladen Dossieritems, SBR, en Plannerinstellingen.
Bij Dossieritems kun je een map instellen voor een periode (jaar/maand).
Koppel één of meerdere dossiermappen aan de workflow.
Bestanden die via de workflow worden geüpload, worden automatisch in deze map geplaatst.

Stap 4: SBR-instellingen

SBR-instellingen zijn relevant voor het automatisch ophalen en aanbieden van aangiften (BTW, IB, VPB).
Voor een workflow financiële administratie zijn deze meestal niet nodig.

Stap 5: Plannerinstellingen

Bepaal welke tijdvakken zichtbaar zijn in de planner (bijvoorbeeld maand en week).
Kies eventueel om de huidige periode te verbergen, zodat alleen eerdere periodes zichtbaar zijn.

Stap 6: Fases toevoegen

Sluit de pop-up en klik op het plus-icoon bij de workflow om een nieuwe fase toe te voegen.
Geef de fase een naam en omschrijving.
Bepaal wie verantwoordelijk is (teamlid of procesteam).
Opties:
- Verantwoordelijke automatisch toevoegen aan chat
- Doorlooptijd instellen
- Kleur van fase kiezen
- Automatisch doorzetten naar volgende fase bij voltooiing van taken
Klik op Opslaan.

Stap 7: Controlepunten en automatiseringen

Controlepunten

Dit zijn checklist-items die bepalen of een fase voltooid is.
Voorbeeld: aanleveren van gegevens door de klant.

Externe automatiseringen

Worden gestuurd naar de klant.
Altijd een bericht meesturen bij automatiseringen.
Instellen: namens wie en aan wie het bericht wordt gestuurd (bijvoorbeeld teamlid administratie naar voorkeurscontact).
Voeg vervolgens de automatisering toe: bericht, gegevensuitvraag, document of losse taak.

Interne automatiseringen

Worden intern naar een teamlid of procesteam gestuurd.

Stap 8: Workflow afronden

Voeg eventueel extra fases toe, zoals:
- Vraagposten opvragen
- Administratie beoordelen
- Administratie verwerken
De workflow kan nu bij elke klant die het product financiële administratie afneemt worden aangemaakt en ingepland.

Uitlegvideo

Hieronder ook de uitlegvideo over het aanmaken van nieuwe workflowtemplates in Mijn Kantoor.