Implementatie Fase 5: Testfase voorbereiden

Nu de basisinrichting staat, is het tijd om te testen met de workflow-automatisering in Mijn Kantoor. Door te starten met een kleine groep klanten en een terugkerende workflow, zoals de BTW- of aangifte loonheffing, ervaar je hoe processen automatisch verlopen en kun je waardevolle feedback verzamelen.

1. Selecteer een testrelatie

Kies een bestaande relatie of maak een testrelatie aan. We raden aan om te beginnen met 1 tot 5 testrelaties zodat de testfase overzichtelijk blijft. Contacten worden automatisch uitgenodigd op het moment dat er een aangifte klaar staat. We raden je aan om ze op deze manier automatisch de eerste keer uit te nodigen.

2. Randvoorwaarden om te kunnen testen

Voordat je een workflow kunt starten, moet de relatie aan deze voorwaarden voldoen:

Randvoorwaarde	Toelichting
Contactpersoon met uniek e-mailadres	Nodig om de uitnodiging en taken te ontvangen.
Rollen correct ingesteld	De rollen die in het workflowtemplate zijn vastgelegd, moeten ook gekoppeld zijn aan de relatie (tabblad Teamleden).
Product gekoppeld	Het product uit het workflowtemplate moet gekoppeld zijn aan de relatie (tabblad Producten).
Fiscale kenmerken ingevuld	Onder ‘Alle gegevens > Fiscale kenmerken’: tijdvak, rechtsvorm, RSIN/BSN, OB-nummer (voor BTW) of loonheffingsnummer (voor LH).
SBR-instellingen ingevuld	Onder ‘Alle gegevens > SBR’: SBR-opties inschakelen en startdatum instellen (min. 1 dag vóór de aangifteperiode).
Administratie koppelen (indien van toepassing)	Administratie gekoppeld voor gekoppelde pakketten (Exact Online, Twinfield).

3. Werken met de SBR-inbox

Mijn Kantoor gebruikt de SBR-functionaliteit om aangiften automatisch te verwerken:

Op basis van RSIN/BSN, OB- of LH nummer en rechtsvorm wordt een aangifte herkend en aangeboden aan contact(en) bij een relatie.
Aangiften komen binnen via het bronpakket of kunnen handmatig geüpload worden (XBRL + PDF) via de SBR-inbox onder Verwerking.
Workflows worden automatisch doorgezet naar de juiste fase zodra de aangifte binnenkomt en daarna is goedgekeurd of afgewezen.

Tip: Houd tijdens de testfase het standaard workflowtemplate aan. Pas dit nog niet te veel aan, zodat je de werking van de automatisering goed leert kennen. Nadat je hebt getest, kun je het workflow template verder naar wens aanpassen.

4. Voorbereiden van het dossier

Een lege omgeving werkt minder prettig voor klanten. Zorg daarom dat er al stukken in het dossier aanwezig zijn voordat je klanten uitnodigt.

Goede startdocumenten zijn bijvoorbeeld permanente dossierstukken zoals:

ID-documenten
Statuten
Samenwerkingsovereenkomsten

Zo ervaren klanten direct de waarde van het dossier.

Belangrijk om te weten

Het dossier is eigendom van het kantoor.
Klanten kunnen documenten aanleveren, maar niet verplaatsen of verwijderen.
Jij bepaalt altijd waar een document wordt opgeslagen.

Documenten kunnen op 4 manieren in het dossier komen

De cliënt levert proactief documenten aan via een bericht → komt in de inbox, jij plaatst ze in de juiste map.
De cliënt levert documenten aan via een uitvraag taak → wordt direct in de juiste map geplaatst.
Teamlid uploadt documenten in een dossiermap → onbeperkt aantal bestanden, max. 100MB per bestand.
Teamlid uploadt e-mails en bijbehorende documenten via de Outlook Plugin rechtstreeks vanuit de mailbox.

5. Uitnodigen van test relaties

Test relaties worden automatisch uitgenodigd zodra een aangifte naar hen wordt verstuurd.
Zij ontvangen een e-mail met de uitnodiging om een wachtwoord aan te maken.
Daarna kunnen ze direct inloggen om hun aangifte in te zien en goed te keuren.

6. Praktische testaanpak

Start met 1–5 relaties.
Test met een terugkerende aangifte, zoals BTW of loonheffingen per maand.
Vraag de klant actief om feedback over hun ervaring.
Noteer bevindingen en pas waar nodig de instellingen van het workflow template aan.

7. Workflow testen

Start een workflow (bijv. BTW of LH) en volg het proces vanaf automatische aangifte tot accordering door de klant.
Verzamel feedback en verfijn het workflowtemplate indien nodig.

Uitlegvideo - Voorbereiden testfase tijdens de implementatie Mijn Kantoor

Zie onderstaande video voor meer uitleg over het voorbereiden van de testfase in Mijn Kantoor.