Wat is legalsign en voor wie is het?

Legalsign is een online dienst voor digitale handtekeningen: je kunt documenten (meestal PDF’s) snel en rechtsgeldig laten ondertekenen. Het is bedoeld voor allerlei organisaties, van freelancers tot MKB tot grotere bedrijven – kortom: iedereen met behoefte aan eenvoud in het ondertekenproces. Het doel is een gebruiksvriendelijke ervaring: geen complexe tool, maar een solide platform dat direct inzetbaar is.

Stap 1: Account aanmaken

Ga naar de Legalsign-website en kies voor accountregistratie of inloggen.
Zodra je bent aangemeld, kun je aan de slag met je team of organisatie-instelling.

Stap 2: Basisinstellingen controleren

Bekijk welke gebruikers er al zijn (wie mag documenten verzenden/ondertekenen).
Controleer of de branding of huisstijl (logo, kleuren) goed staat – handig voor professioneel uiterlijk.
Zorg dat de verantwoordelijke binnen je organisatie de rechten heeft om handtekeningen en templates in te richten.

Document klaarzetten voor ondertekening

Document uploaden & template maken

Upload het document dat ondertekend moet worden (meestal een PDF).
Indien je hetzelfde document vaker gebruikt → maak een template zodat je het later eenvoudig opnieuw kunt inzetten.
Voeg de benodigde velden toe: handtekening, datum, eventuele andere invulvelden.
- In de webapp is er vaak een ‘drag & drop’ editor. legalesign.com
Controleer of alle deelnemers (ondertekenaars) goed staan vermeld.

Verzenden voor ondertekening

Voeg de gegevens toe van de ondertekenaars: naam, e-mailadres.
Stel de volgorde in (als er meerdere ondertekenaars zijn) of bepaal of ze gelijktijdig mogen tekenen. legalesign.com
Klik op “Verzenden” of equivalent om het proces te starten.

Ondertekenaars nemen actie

De ondertekenaar krijgt een e-mail met link naar het document.
Ze openen het document, vullen eventuele velden in en plaatsen de handtekening.
Na voltooien wordt het document vaak automatisch afgerond en verzonden naar alle betrokkenen.

Documenten beheren & downloaden

Zodra het document is ondertekend, kun je het eind-PDF downloaden of ophalen in je Legalsign dashboard.
Bewaar het ondertekende document in je administratie, bijvoorbeeld gekoppeld aan CRM of dossierbeheer.
Controleer of er een audit-log beschikbaar is (wie, wanneer, welke handtekening) – belangrijk voor rechtsgeldigheid.

Tips & best practices

Zorg voor één verantwoordelijke binnen je organisatie die bepaalt welke templates gebruikt worden: zo voorkom je verwarring.
Gebruik duidelijke veldnamen in de templates: geef bijvoorbeeld “Handtekening klant”, “Datum” etc. zodat ondertekenaars weten wat ze moeten doen.
Test één keer met een dummy-document voordat je ‘live’ gaat: upload, stuur naar jezelf of collega en onderteken om bekend te raken met het proces.
Bewaar correcte versies: wijzig nooit een document na ondertekening zonder opnieuw handtekenen.
Stel herinneringen in voor ondertekenaars die nog niet getekend hebben – dat verhoogt de snelheid van afronding.
Branding en professionaliteit: pas waar mogelijk je logo en huisstijl toe in de e-mails of ondertekenpagina’s zodat het ‘look & feel’ aansluit bij jouw organisatie.

Hash (documentcode)

Na het volledig ondertekenen van een document wordt een unieke hash (documentcode) aangemaakt. Deze hash wordt in de LegalSign-bevestigingsmail opgenomen en is ook gekoppeld aan het ondertekeningscertificaat.

De hash dient als controlemechanisme voor de integriteit van het document. Wanneer het document op een later moment opnieuw wordt gehasht, moet exact dezelfde hashwaarde worden gegenereerd. Is de hash anders, dan betekent dit dat het document is gewijzigd, hoe klein die wijziging ook is. In dat geval komt de hash niet meer overeen met het certificaat en kan de rechtsgeldigheid van het document niet langer worden aangetoond.

Op deze manier kan altijd worden gecontroleerd dat het ondertekende document na afronding ongewijzigd is gebleven.

Veelgestelde vragen (en antwoorden)

Moeten alle ondertekenaars een account hebben?

In veel gevallen: nee. Alleen degene die het document verstuurt (de verzender) moet een Legalsign-account hebben; ondertekenaars krijgen een link. (Let op: details kunnen per licentie/instelling verschillen.)

Kan ik hetzelfde document opnieuw gebruiken?

Ja, door een template te maken kun je hetzelfde document meerdere keren hergebruiken met nieuwe ondertekenaars.

Is het veilig en rechtsgeldig?

Ja, Legalsign is ontworpen voor professionele workflows, met audit-logs en geldigheid van digitale handtekeningen als doel. Uiteraard is het belangrijk dat je intern goede processen hanteert (identificatie, controle) zodat de ondertekeningen juridisch waarde hebben.