Implementatie Fase 7: Livegang en adoptie

Nu de basis van Mijn Kantoor staat, de koppelingen zijn gelegd en de workflows draaien, is het tijd om jouw medewerkers en vervolgens jouw klanten stapsgewijs mee te nemen in het gebruik van de nieuwe werkwijze.

1. Interne lancering

Nodig de teamleden die je hebt toegevoegd aan Mijn Kantoor nu uit en plan interne training of uitleg over het in gebruik nemen van Mijn Kantoor. Maak ook afspraken over dossiers, workflows en communicatie zodat jullie op 1 lijn zitten met elkaar. Daarnaast, kunnen ook essentiële documenten toegevoegd worden aan de relatiedossiers.

Je kunt ervoor kiezen om de interne lancering zelf te verzorgen, of gebruik te maken van een (fysieke) training door jouw consultant. Plan dit bij voorkeur rond een aangifteperiode (bijvoorbeeld het begin van de BTW periode), zodat jouw medewerkers direct praktisch kunnen gaan oefenen.

Maak binnen je team duidelijke afspraken:

Vanaf wanneer alles via Mijn Kantoor moet worden geüpload in het dossier.
Hoe workflows, dossiers en communicatie verlopen.
Welke rol iedere medewerker heeft binnen de applicatie.

Rechten en autorisatierollen

Om teamleden toegang te geven, nodig je ze uit voor Mijn Kantoor en dien je hen ook gelijk een autorisatierol toe te wijzen. Hieronder een overzicht van de standaardrollen en hun mogelijkheden:

Rol	Beschrijving
Raadpleger	Kan gegevens inzien van de relaties waar hij/zij een rol op heeft.
Mutator	Kan gegevens bewerken van de relaties waar hij/zij een rol op heeft.
Raadpleger plus	Kan alle relaties inzien, ongeacht rol.
Mutator plus	Kan alle relaties bewerken, ongeacht rol.
Manager	Kan alle relaties bewerken, teamleden toewijzen, ingrijpen in berichten, en instellingen zoals workflows aanpassen.
Beheerder	Heeft volledige rechten, inclusief klantzaken en alle instellingen.
Integratie Beheerder	Kan integraties instellen en beheren onder Beheer > Integraties.

Meer informatie over de permissies en autorisatierollen van teamleden in Mijn Kantoor vind je terug in onderstaand artikel in deze kennisbank.

Autorisatierollen en Permissies

2. Klantuitnodigingen

Nodig jouw cliënten niet allemaal tegelijk uit, maar gefaseerd, bij voorkeur wanneer er een aangifte klaarstaat. Dit heeft meerdere voordelen:

Cliënten ervaren direct de meerwaarde doordat ze de aangifte via Mijn Kantoor ontvangen en gelijk kunnen betalen (in het geval van een aangifte BTW of LH).
Teamleden en cliënten wennen samen langzamerhand aan de nieuwe werkwijze.
Je kunt feedback verzamelen en verbeteringen doorvoeren voordat alle cliënten live gaan.

Zodra jouw cliënten zijn uitgenodigd, gebruik je Mijn Kantoor voor het delen van delen uit het dossier, communicatie en het accorderen/ondertekenen van documenten. Het mooiste is om met 1 werkproces inclusief automatisering van de SBR inbox te beginnen en dit na een eerste (BTW) periode bijvoorbeeld verder uit te breiden zodat straks alle processen via Mijn Kantoor verlopen.

Zo geef jij jezelf en jouw cliënten de tijd om te wennen aan de nieuwe software en deze steeds verder te optimaliseren.

Voorbeeld Nieuwsbrief