Implementatie Fase 6: Workflows aanmaken en inplannen

In deze fase ga je de workflow, die je eerder in de testfase hebt doorlopen, daadwerkelijk inzetten voor al je relaties die deze dienst afnemen.

Je maakt eerst de workflows aan voor de huidige periode en stelt vervolgens plannerregels in op basis van de ingestelde tijdvakken. Hierdoor worden nieuwe workflows automatisch aangemaakt en hoef je dit niet meer handmatig te doen.

Zo wordt je plannerweergave in Mijn Kantoor automatisch gevuld en krijg je inzicht en grip op je processen, doorlooptijden en klantcommunicatie.

Richt eerst één workflow per productgroep volledig goed in (fine-tunen) en rol deze daarna breder uit. Zo werk je gecontroleerd én bouw je stap voor stap aan een volledig geautomatiseerde werkwijze.

1. Controleer workflowtemplates

Ga naar Beheer > Workflows > Templates en controleer of de inrichting klopt.
Pas de templates aan waar nodig (let op: een workflow die eenmaal loopt, kan niet meer aangepast worden).

2. Fine-tune één workflow

Kies een workflow (bijv. BTW) en voer deze door voor een kleine groep klanten.
Controleer klantcommunicatie, taken, compliance-stappen en SBR-instellingen.

3. Bulk aanmaken van workflows

Ga naar Relatie Insights.
Voeg kolommen toe zoals Product en Tijdvak.
Selecteer de relaties die dit product afnemen.
Klik op drie puntjes > Workflows aanmaken.
Start workflows alleen voor de huidige periode (lopende aangiftes).

4. Plannerregels instellen voor toekomstige workflows

Voor maandklanten: workflow aanmaken voor de eerstvolgende maand + plannerregel aanmaken voor structurele herhaling.
Voor kwartaalklanten: alleen een plannerregel instellen vanaf het volgende kwartaal.
Voor jaar- of incidentele processen (bijv. jaarrekening): per klant inplannen.

Overzicht Workflowtemplates (meegeleverd in onboarding)

Workflowtemplate	Toepassing
Aangifte BTW	Periodieke btw-aangiftes
Aangifte BTW suppletie	Correcties op btw-aangiftes
Aangifte Dividendbelasting	Dividenduitkeringen
Aangifte IB	Inkomstenbelasting
Aangifte ICP	Intracommunautaire prestaties
Aangifte VPB	Vennootschapsbelasting
Cliëntacceptatie & onboarding	Nieuwe klantprocessen (WWFT-proof)
Salarisverwerking	Maandelijkse loonadministratie
Samenstellen Jaarrekening	Jaarrekeningen opstellen en accorderen
Toeslagen	Aanvragen en wijzigingen toeslagen

SBR-instellingen bij workflows

Instelling	Uitleg / Opties
Modus waarin aangifte wordt aangeboden	Ter ondertekening / Ter accordering / Ter informatie (alleen bericht in chat).
Rol van afzender teamlid	Namens wie wordt de aangifte verstuurd? (relatiebeheerder, accountant, fiscalist).
Automatisch doorzetten naar klantchat	Ja: direct vanuit de SBR-inbox doorzetten. Nee: handmatig of pas na afronding workflowfase.
Functie van geadresseerde contact	Naar wie wordt verstuurd? (primair contact, of functie zoals directeur/manager).
Begeleidend bericht	Vrij tekstveld om persoonlijk bericht mee te sturen (bijv. accorderingsverzoek).
Workflow automatisch sluiten bij SBR-status voltooid	Ja: workflow sluit zodra SBR-status ‘voltooid’ is.
Chat automatisch sluiten bij SBR-status voltooid	Ja: mits er geen openstaande taken meer zijn.
Transitie lopende workflow	Lopende workflow automatisch naar juiste fase zetten zodra SBR bij klant wordt gepresenteerd.