Begrippenlijst Mijn Kantoor

In deze begrippenlijst vind je uitleg van termen die binnen Mijn Kantoor worden gebruikt. De lijst helpt je om snel te begrijpen wat specifieke functies, onderdelen of instellingen betekenen. Handig als je nieuwe functies ontdekt of als je zeker wilt weten dat je een begrip op de juiste manier gebruikt.

Begrip	Definitie
Autorisatierollen	Een autorisatierol in Mijn Kantoor bepaalt de toegangsrechten van een teamlid. Standaardrollen zoals raadpleger, mutator, manager en beheerder geven verschillende permissieniveaus.
Contacten	Contacten zijn de personen met wie jij communiceert en die toegang krijgen tot Mijn Kantoor.
Digipoort	Digipoort is de digitale postkamer van de overheid. Bedrijven sturen hun berichten (zoals aangiftes) via Digipoort, die ze controleert en doorstuurt naar de juiste overheidsdienst.
Functies	Functies koppel je aan contacten om duiding te geven aan hun functie bij een relatie. De functie heeft geen autoriserende werking binnen Mijn Kantoor op dit moment. Standaard krijgen contacten de functie ‘gevolmachtigde’.
Intern dossier	Het interne dossier hoort bij het eigen kantoor. Hier staan sjablonen en nieuwsbrieven die niet voor een specifieke klant zijn. Vanuit dit dossier kun je documenten in één keer versturen of sjablonen toevoegen aan een workflow.
Labels	Labels zijn handige tags die je aan berichten, cliënten, contacten of teamleden kunt hangen. Op basis van deze labels kun je filteren en eventueel bulk acties uitvoeren.
Logius	Logius is de organisatie die ervoor zorgt dat belasting- en andere overheidsgegevens veilig digitaal verstuurd kunnen worden.
OCR	OCR staat voor “Optical Character Recognition”, oftewel het automatisch lezen van tekst uit een afbeelding of PDF.
Plannerweergave	De plannerweergave geeft je inzicht in de voortgang van workflows per tijdvak, zoals btw-, IB- of VPB-aangiftes. Deze weergave helpt bij het bewaken van deadlines en geeft overzicht op zowel proces- als relatieniveau.
Procesteams	Procesteams zijn groepen teamleden die samen verantwoordelijk zijn voor één stap in een workflow. Je koppelt zo’n team aan die stap, zodat duidelijk is wie wat doet.
Producten	Producten zijn de dingen en diensten die een accountant- of administratiekantoor aan klanten aanbiedt, bijvoorbeeld als losse diensten of in een pakket/abonnement.
Relatiedossier	Het relatiedossier is de mappenstructuur die je voor elke klant gebruikt. De mappen worden pas aangemaakt als er echt documenten in komen, zodat je niet veel lege mappen krijgt.
Relatiegroepen	Het indelen van je klanten in groepen, bijvoorbeeld per franchise, zodat je ze makkelijker kunt organiseren en terugvinden.
Relaties	Voor elke relatie wordt een dossier aangemaakt, dit kunnen zowel personen (cliënten IB) of organisaties zijn. Aan deze relaties worden vervolgens contacten gekoppeld.
Release notes	Korte berichten waarin staat wat er nieuw is of veranderd in een software-update. Het is als een lijstje met verbeteringen, nieuwe functies of opgeloste problemen, zodat je weet wat er anders is sinds de laatste versie.
Rollen	Binnen Mijn Kantoor geef je teamleden een rol bij een klant. Daarmee bepaal je wie welke verantwoordelijkheid heeft, bijvoorbeeld wie de aangifte indient of wie een bepaalde fase van de workflow beheert. Voorbeelden zijn relatiebeheerder, administratie of salaris.
SBR-inbox	De plek waar alle aangiften binnenkomen, zowel automatisch vanuit gekoppelde pakketten als handmatig geüpload. Hier zie je de status van de aangifte, of de klant deze heeft goedgekeurd, terugkoppeling naar andere pakketten of de Belastingdienst, en eventuele foutmeldingen.
SharePoint	Een online opslagplek van Microsoft, vaak ook bedoeld als OneDrive, waar je documenten kunt bewaren, delen en samen bewerken. De koppeling met Mijn Kantoor maakt het mogelijk om bestanden live aan te maken en te bewerken, en biedt extra opslag in de cloud naast MKA.
Synchroniseren	Zorgen dat gegevens in twee of meer systemen tegelijk hetzelfde zijn. Bijvoorbeeld: als je een document in Mijn Kantoor wijzigt, wordt het automatisch ook in SharePoint of OneDrive aangepast.
Taken	Opdrachten of verzoeken die je als gebruiker moet uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld zijn: een document ondertekenen, een document goedkeuren, informatie aanleveren, een betaling doen of een vraag beantwoorden vanuit vraagposten. Alle details en instructies staan duidelijk in de taak zelf.
Teamleden	De medewerkers van het kantoor die in Mijn Kantoor samenwerken aan klanten, dossiers en workflows.
Vraagposten	Verzoeken om informatie of documenten van een klant, vaak automatisch aangemaakt via integraties zoals Exact Online, zodat alles makkelijk en overzichtelijk in Mijn Kantoor verwerkt kan worden.
Workflow	Een vast stappenplan in Mijn Kantoor dat een werkproces regelt. Het geeft duidelijk aan wie welke taak doet en in welke volgorde, zodat het werk soepel en automatisch verloopt.