Rollen binnen Mijn Kantoor

Wat zijn rollen?

Binnen Mijn Kantoor werk je met rollen om teamleden te koppelen aan relaties (klanten). Een rol beschrijft welke verantwoordelijkheid een teamlid heeft bij een specifieke relatie. Denk hierbij aan bijvoorbeeld relatiebeheerder, accountant of een ondersteunende rol.

Rollen vormen een belangrijk fundament binnen de software, omdat ze:

• bepalen wie verantwoordelijk is voor welke stappen binnen workflows;
• invloed hebben op autorisaties (inzien en/of bewerken van relaties);
• zorgen voor duidelijke taak- en verantwoordelijkheidsverdeling binnen je team.

Rollen en workflows

Rollen zijn nauw gekoppeld aan workflows:

• Per workflow en workflowfase bepaal je welke rol verantwoordelijk is voor een specifieke stap.
• Daarnaast kun je een overkoepelende hoofdverantwoordelijke rol instellen voor de gehele workflow.

Dit betekent dat taken automatisch bij de juiste teamleden terechtkomen, zolang de rollen correct zijn ingericht en gekoppeld aan relaties.

Basisrollen en koppeling aan relaties

Binnen Mijn Kantoor stel je eerst een set basisrollen in. Deze rollen zijn generiek en gelden voor alle relaties.

Vervolgens bepaal je per relatie welk teamlid welke rol draagt. Hierdoor kan hetzelfde teamlid bij de ene relatie een andere rol hebben dan bij een andere relatie.

Voorbeeld:

• Relatie A: Teamlid Jan = Relatiebeheerder
• Relatie B: Teamlid Jan = Accountant

Rollen en communicatie richting de cliënt

Naast verantwoordelijkheden en autorisaties bepalen rollen ook namens welk teamlid communicatie richting de cliënt plaatsvindt.

Concreet betekent dit dat de gekoppelde rol bepaalt:

• namens welk teamlid een aangifte naar de cliënt wordt verstuurd;
• namens wie gegevensuitvragen worden gedaan;
• welk teamlid voor de cliënt zichtbaar is als aanspreekpunt bij communicatie vanuit Mijn Kantoor.

Dit zorgt voor consistente en herkenbare communicatie richting de cliënt, passend bij de interne verantwoordelijkheidsverdeling.

Rollen en autorisaties

Rollen zijn ook bepalend voor autorisaties:

• Raadpleger: mag een relatie inzien.
• Mutator: mag een relatie bewerken.

Een belangrijke voorwaarde hierbij is dat een teamlid eerst aan een relatie gekoppeld moet zijn via een rol voordat deze de relatie kan:

• zien (raadplegen);
• bewerken (muteren).

Zonder rolkoppeling heeft een teamlid dus geen toegang tot de relatie.

Rollen importeren

Het is mogelijk om rolkoppelingen te importeren via een importbestand. Dit kan handig zijn bij:

• eerste inrichting;
• herstructurering van verantwoordelijkheden;
• migraties of grote wijzigingen in het team.

Belangrijke voorwaarde bij import

Om fouten en conflicten te voorkomen, geldt bij een rollenimport de volgende verplichte werkwijze:

Alle bestaande rollen moeten eerst bij alle relaties worden ontkoppeld, voordat nieuwe rollen opnieuw worden geïmporteerd en gekoppeld.

Als bestaande rolkoppelingen blijven bestaan tijdens de import, kan dit leiden tot:

• dubbele of onjuiste verantwoordelijkheden;
• foutieve workflowtoewijzingen;
• problemen met autorisaties (geen of juist te veel toegang).

Importbestand

Voor het importeren van rollen maak je gebruik van het standaard rollen-importbestand.

👉 Importvoorbeeldbestand Rollen

Zorg ervoor dat:

• alle verplichte kolommen zijn ingevuld;
• rolbenamingen exact overeenkomen met de ingestelde rollen in Mijn Kantoor;
• teamleden en relaties correct worden herkend.

Samenvatting

• Rollen koppelen teamleden aan relaties en bepalen verantwoordelijkheden.
• Rollen sturen workflows, workflowfasen en hoofdverantwoordelijkheid.
• Rollen zijn noodzakelijk voor autorisaties (raadpleger en mutator).
• Importeren is mogelijk, maar alle bestaande rollen moeten eerst worden verwijderd.
• Gebruik altijd het standaard importbestand om fouten te voorkomen.