Implementatie Fase 1: Kick-off

De implementatie van Mijn Kantoor start altijd met een kick-off sessie. Dit is het beginpunt om ervoor te zorgen dat het traject soepel en succesvol verloopt.

Tijdens de kick-off:

Maak je kennis met jouw consultant.
Bespreek je samen het implementatieplan en de stappen die volgen.
Krijg je alvast een vooruitblik op fase 2: het importeren van relaties en contacten (CRM-import) en het inrichten van de belangrijkste basisinstellingen.

De kick-off is dus niet alleen een praktisch overleg, maar ook hét moment om elkaar te leren kennen en af te stemmen hoe jullie gaan samenwerken.

1. Kennismaking met jouw consultant

Jouw consultant wordt het vaste aanspreekpunt tijdens de implementatie. Bespreek verwachtingen, planning en benodigde input van jouw team.

2. CRM-import bespreken

Welke gegevens moeten worden geïmporteerd voor een succesvolle werking van workflows en plannerweergave. Context en uitleg bij belangrijke velden in het CRM.

3. Basisinstellingen vastleggen

Rollen: Bepaal welke rollen van toepassing zijn (bijv. Relatiebeheerder, Administratie, Salaris). Rollen geven inzicht in verantwoordelijkheden binnen workflows en planning en per relatie bepaal je welk teamlid welke rol krijgt bij de klant en daarmee een specifieke verantwoordelijkheid draagt binnen het workflow proces.

Mogelijkheid om procesteams in te stellen voor gedeelde verantwoordelijkheden.
Rollen blijven essentieel voor automatische workflow toewijzingen.

Producten: Bepaal welke diensten jullie aanbieden aan cliënten (bijv. Jaarrekening, Aangifte IB, Salarisadministratie) en stel deze in onder beheer > producten. Vergeet niet om producten ook altijd te koppelen aan een pakket zodat je deze aan relaties kunt toewijzen. Op basis van de producten worden straks workflows in bulk opgestart en ingepland.

Dossierstructuur: Stel de dossierstructuur in voordat de koppeling met SharePoint of Google Drive wordt gelegd. Dit betreft een standaard structuur. Relatiedossiers worden pas aangemaakt bij een relatie op het moment dat er stukken in staan.

Relatiedossier: interne en klant-specifieke mappen.
Intern dossier: kantoordocumenten zoals sjablonen, nieuwsbrieven en richtlijnen.
Bepaal hoofd- en submappen en jaarstructuur.
Maak onderscheid tussen het relatiedossier (client-specifiek) en het interne dossier (kantoor-specifiek).

4. Het aanmaken van accounts in Zendoc en LegalSign

Heb je ook een licentie voor LegalSign en/of Zendoc? Maak dan alvast accounts aan en koppel deze aan Mijn Kantoor. In Zendoc kun je alvast sjablonen aanmaken die je later kunt gebruiken zoals opdrachtbevestigingen en machtigingsformulieren. Daarnaast kun je via LegalSign nu al documenten ter ondertekening aanbieden

Dit proces wordt vaak al tijdens de kick-off samen met jouw consultant ingericht. Zo zorgen we ervoor dat de koppelingen direct correct werken en je meteen kunt starten met testen.

We raden aan om dit proces goed te testen. Met LegalSign kun je documenten rechtsgeldig online laten ondertekenen, en zodra de basisinstellingen in Mijn Kantoor volledig zijn ingericht, kun je deze functies ook rechtstreeks vanuit Mijn Kantoor gebruiken.

Meer informatie en uitleg:

- Handleiding LegalSign in de kennisbank

- Handleiding Zendoc in de kennisbank

- Video: Werken met LegalSign

- Video: Werken met Zendoc