Dossiermachtigingen binnen de dossierstructuur van Mijn Kantoor

Wat zijn dossiermachtigingen?

Dossiermachtigingen bepalen welke gebruikers (op basis van rollen en functies) toegang krijgen tot specifieke (hoofd) mappen binnen het relatiedossier. Hierbij wordt niet gewerkt met afschermen, maar juist met het actief toekennen van toegang: alleen de rollen en functies die je toevoegt krijgen toegang. Hiermee kun je de zichtbaarheid van documenten en mappen verfijnen zodat medewerkers alleen de informatie zien die voor hen relevant is. 

Hoe werken dossiermachtigingen in Mijn Kantoor?

Bij Mijn Kantoor beheer je dossiermachtigingen per dossiermap. Dit betekent dat je voor iedere (hoofd)map kunt instellen welke rollen en functies toegang hebben. Als een rol of functie niet wordt toegevoegd, heeft deze geen toegang tot de betreffende map en wordt deze map ook niet zichtbaar voor die gebruiker. 

Instellingen per dossiermap 

Dossiermachtigingen worden ingesteld via: Beheer > Dossier > Relatiedossier 

Achter elke map klik je op de drie puntjes (…) en kies je vervolgens Machtigingen. Hier kun je rollen en functies toevoegen die toegang moeten hebben tot deze map. Dit doe je minimaal voor de hoofdmappen, maar kan ook per submap ingesteld worden, indien gewenst. 

Let op: dit geldt voor alle relaties, dus zorg dat dit zorgvuldig en consistent wordt ingericht. 

Werken met functies en rollen 

Binnen Mijn Kantoor bepaal je toegang niet op individueel gebruikersniveau maar via functies en rollen. Hierdoor kun je op klantniveau onderscheid maken tussen bijvoorbeeld assistent-accountants, relatiebeheerders, of salarisadministrateurs. 

Alleen de toegevoegde rollen/functies kunnen de betreffende mappen zien. Andere rollen/functies krijgen geen toegang en zien de mappen niet. 

Dossiermachtigingen inschakelen binnen de omgeving

Ga naar: Beheer > Dossier > Algemeen 

Schakel hier de optie Dossiermachtigingen inschakelen in. Zolang deze instelling uit staat, zijn de ingestelde machtigingen nog niet actief en heeft iedereen toegang zoals voorheen. 

Praktijkvoorbeeld 

Een praktijkvoorbeeld is het verschil in toegang tussen een klantgebruiker en een interne medewerker: 

• Functie ‘Gevolmachtigde’ — heeft volledige toegang tot de relevante klantdossiers en kan alle hoofdmappen zien. 
• Functie ‘medewerker’ — kan bijvoorbeeld alleen boekhoud- en fiscale mappen zien, maar geen HR- of directiegevoelige documenten. 

Dit maakt het mogelijk om informatie op klantniveau beveiligd én rolgericht beschikbaar te stellen. 

Best practice

• Begin met het inrichten van hoofdmappen, submappen erven in de basis de machtigingen van de hoofdmappen.  

• Werk met duidelijke en vaste functietoewijzingen voor medewerkers 

• Test altijd met een gebruikersaccount om zeker te weten dat machtigingen kloppen 

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als ik geen rollen of functies toevoeg bij een map?  
De map wordt dan voor iedereen verborgen. 

Moet ik dit per klant instellen?  
Dat zou kunnen, maar ik zou het algemeen inrichten.  

Kan ik machtigingen kopiëren naar andere mappen?  
Momenteel moet dit per map worden ingesteld. 

Kan een gebruiker toch documenten zien zonder machtiging?  
Nee, zolang de dossiermachtigingen zijn ingeschakeld en correct ingesteld, is toegang volledig afhankelijk van rollen en functies.