Uitleg algemeen gebruik van Legalsign

Document uploaden

Als eerste log je in en klik je op de knop ‘Document laten ondertekenen’. De Verkenner wordt dan geopend waar je een bestand kan kiezen om te laten ondertekenen.

Handtekeningveld kiezen

Nadat je het document hebt gekozen kies je waar het handtekeningveld komt te staan. Je hebt zelf de keuze waar de handtekening komt te staan door de muis in te drukken in één hoek van het gewenste veld en deze los te laten in de tegenovergestelde hoek. Dit komt er zo uit te zien:

Handtekeningsoort kiezen

Wanneer je de muis loslaat is het handtekeningveld zichtbaar en wordt automatisch een nieuw venster geopend. In dit venster kan je kiezen tussen vier opties:

1. Handtekening > dit veld kies je als je wil dat de ondertekenaar het document ondertekent met een handtekening
2. Stempel > dit veld kies je als je niet wil dat de ondertekenaar het document ondertekent met een stempel
3. Datum > dit veld kies je als je het document ondertekend moet worden met een datum
4. Tekst > in dit veld kan je zelf een stuk tekst plaatsen en de ondertekenaar doet hetzelfde waarmee het document ondertekend wordt

Gegevens invullen van ondertekenaar(s)

Na het kiezen van de ondertekensoort vul je de gegevens van de ondertekenaar in.

1. Als de ondertekenuitvraag via Mijn Kantoor is gedaan kan je kiezen voor ‘Persoon uit de lijst’, personen die in de chat zitten waarin de uitvraag is gedaan komen hier te staan.
2. ‘Voor mij’, hier kies je vanzelfsprekend voor jezelf als ondertekenaar
3. ‘Nieuw persoon’, deze optie gebruik je als de uitvraag niet vanuit Mijn Kantoor is gedaan en je handmatig het bestand hebt geüpload

Het e-mailadres is verplicht maar de voor- en achternaam en het telefoonnummer zijn niet verplicht. Als je wel een telefoonnummer invult moet de ondertekening bevestigd worden met informatie dat in de SMS komt te staan. Momenteel kan je alleen kiezen voor een Nederlands, Belgisch of Duits telefoonnummer voor de verificatie.

(Optioneel) De ondertekenvolgorde bepalen

Nadat is bepaald wie het document moet ondertekenen en waar de verzegeling komt te staan heb je nog de keuze om de ondertekenvolgorde te bepalen. Dit doe je door de positie van ondertekenaar aan te passen van de standaard ‘1’. Hieronder zie je hier een voorbeeld van.

Ondertekenaars uitnodigen

Na het bepalen van de handtekeningvelden, ondertekenaars en eventueel de volgorde kan je de ondertekenaars gaan uitnodigen. Er opent dan een nieuw venster waar je het uitnodigingsbericht kan inzien en aanpassen, de deadline bepalen en hoe vaak er een herinnering wordt gestuurd. Dit ziet er zo uit: