Implementatie Fase 2: CRM Import

Na de kick-off start je met de CRM-import en het instellen van de belangrijkste basisinstellingen. Dit vormt de kern van jouw Mijn Kantoor-omgeving: alle relaties, contacten, dossiers en processen zijn hierop gebaseerd.

1. CRM-import: relaties & contacten

Je ontvangt twee importvoorbeeldbestanden:

Relaties (aan elke relatie hangt een dossier, dit zijn zowel organisaties als personen (cliënten IB) waar je werkzaamheden voor doet.
Contacten (de daadwerkelijke personen met wie je communiceert en die toegang krijgen tot Mijn Kantoor).

Je downloadt deze bestanden eenvoudig in jouw omgeving:

Ga naar CRM -> Relaties/Contacten.
Klik rechtsboven op de puntjes (⋮) en kies importvoorbeeldbestand downloaden.
Vul de bestanden in en lever ze via de implementatie chat aan bij je consultant.

Na controle worden de bestanden binnen ca. 5 werkdagen geïmporteerd.

Belangrijk om te weten:

Een contact (inclusief e-mailadres) is altijd uniek en kan aan meerdere relaties gekoppeld zijn.

Een relatie kan een persoon of een organisatie zijn. Bij een organisatie maak je dus vaak twee relaties aan: één voor de organisatie (de onderneming) en één voor de ondernemer als persoon (voor de IB-aangifte). Op deze manier voorkom je dat je de IB gegevens van een vennoot deelt met een andere vennoot.
RSIN of BSN, OB- en LH nummer indien van toepassing en de rechtsvorm zijn leidend voor het automatisch op kunnen halen van aangiften uit gekoppelde pakketten.

Voorbeeld:

De Vries Fietsen VOF is een relatie van het type organisatie. Jan Lammers en Henk de Vries zijn als contact gekoppeld aan deze relatie. Voor hun IB-aangifte maak je daarnaast een aparte relatie van het type persoon aan, zodat ieder een eigen persoonlijk dossier heeft. Je krijgt dan de volgende 3 relaties:

- Relatie (Type Organisatie) De Vries Fietsen VOF met relatienummer 100

- Relatie (Type Persoon) Henk de Vries met relatienummer 100.1

- Relatie (Type Persoon) Jan Lammers met relatienummer 100.2

2. Belangrijke velden in het CRM

Een goed gevuld CRM is cruciaal. Hieronder zie je welke velden belangrijk zijn en welke functionaliteit hier direct aan gekoppeld is:

Veld	Functionaliteit
Producten	Nodig voor automatische en terugkerende workflows (bijv. aangiften). Zorgt voor compleetheid en overzicht in werkprocessen.
RSIN / BSN	Wordt gebruikt om aangiftes vanuit bronpakketten te koppelen aan de juiste relatie. Zonder dit nummer stopt het proces.
Relatienummer	Vereist voor synchronisatie met gekoppelde pakketten. Het zorgt voor een consistente koppeling tussen systemen. Dit nummer dient altijd uniek te zijn.
Contactnummer	Vereist voor synchronisatie van contacten met andere pakketten. Dit nummer dient altijd uniek te zijn, maar mag wel gelijk zijn aan het relatienummer.
Aangifte tijdvak LH	Bepaalt de frequentie van workflows rondom loonheffingen.
Aangifte tijdvak BTW	Bepaalt de frequentie van workflows rondom BTW-aangiften.
Aangifte tijdvak ICP	Bepaalt de frequentie van workflows rondom ICP-aangiften.
Loonheffingsnummer	Belangrijk voor de ontvangst van aangiften loonheffingen vanuit bronpakketten.
BTW-nummer	Belangrijk voor de ontvangst van BTW-aangiften vanuit bronpakketten.

Tip: Hoe vollediger deze velden zijn ingevuld, hoe beter Mijn Kantoor de workflows, communicatie en dossierstructuur kan ondersteunen.

Voor meer informatie zie onderstaande video.