Implementatie Fase 3: Implementatiesessie na import

Nadat de dossierstructuur, rollen en producten zijn bepaald onder beheer en de relaties en contacten zijn geïmporteerd, is het tijd om deze instellingen op relatie niveau door te gaan voeren en daarvoor kennis te maken met relatie insights. Tijdens de implementatiesessie na de import zul je dit bespreken met jouw consultant.

1. Teamleden toevoegen

Voeg collega’s toe als teamleden onder beheer > teamleden. Uitnodigen is nog niet nodig.
Wijs rollen en procesteams toe aan teamleden.

2. Rollen toekennen per relatie

Wijs aan iedere relatie de juiste teamleden en rollen toe.
Zorg dat iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is in de workflow.

3. Producten koppelen per relatie

Bepaal welke producten relevant zijn voor elke relatie.
Gebruik eventueel Excel-import of Relatie Insights voor bulktoewijzing.

4. Relatie Insights gebruiken

Voor het doorvoeren van de instellingen gebruik je het overzicht Relatie Insights in de CRM-module. Dit scherm werkt als een soort Excel en geeft je alle vrijheid om gegevens te controleren, filteren en in bulk te bewerken.

Handige functies in Relatie Insights

Kolommen toevoegen – voeg extra kolommen toe om te zien of belangrijke velden al zijn ingevuld (bijv. RSIN/BSN, rechtsvorm, OB-nummer). Zo kun je eenvoudig filteren en ontbrekende gegevens aanvullen.

Selectiemodus – kies welke relaties je wilt bewerken:

Alles in de lijst (alle relaties die je op je scherm ziet).
Alles in het systeem (alle relaties die voldoen aan je filters).
Handmatige selectie (zelf aanvinken).

Bulkacties uitvoeren

Heb je de juiste relaties geselecteerd? Dan kun je via de drie puntjes rechtsboven verschillende bulkacties uitvoeren, zoals:

Producten toekennen – wijs diensten toe (bijv. Aangifte IB of BTW).
Rollen toekennen – bepaal wie verantwoordelijk is bij een relatie.

Praktische voorbeelden

Zo pas je de bulkacties effectief toe:

BTW-aangifte – filter op alle relaties met een ingevuld tijdvak aangifte omzetbelasting en koppel in één keer het product Aangifte BTW.
Inkomstenbelasting – filter op het veld ‘Type’ = Persoon en wijs aan al deze relaties het product Aangifte IB toe.

Op deze manier zorg je ervoor dat alle klanten in de juiste workflows en processen terechtkomen.

CRM-acties voor efficiënt beheer

Naast bulkacties kun je ook CRM-acties uitvoeren om gegevens te beheren, zoals:

Labels toevoegen of verwijderen.
Velden in bulk bewerken.
Gegevens synchroniseren met de KvK (mits KvK-nummer aanwezig).

Deze acties zijn vooral handig tijdens de implementatie, zodat je in één keer grote slagen kunt maken in het bewerken van velden en synchroniseren van gegevens.

Uitlegvideo - Gebruik relatie insights/bulk acties bij de implementatie

Voor meer informatie over relatie insights en de bulk acties die relevant zijn in deze fase van de implementatie, zie onderstaande video.