Implementatie Fase 8: Evaluatie en verfijnen workflows

Na de interne lancering en het gefaseerd uitnodigen van klanten, is het tijd om stil te staan bij hoe de implementatie tot nu toe verloopt. Deze fase draait om evalueren, verbeteren en optimaliseren.

1. Evaluatiemoment met jouw consultant

Samen met je consultant bespreek je onder andere:

Hoe is de implementatie verlopen?
Hoe bevalt Mijn Kantoor in de dagelijkse praktijk?
Waar zien medewerkers en klanten kansen of verbeterpunten?
Welke vervolgstappen zijn wenselijk (bijvoorbeeld extra trainingen, koppelingen of workflowaanpassingen)?

Dit moment geeft inzicht in wat er al goed gaat en waar bijsturing nodig is.

2. Feedback van medewerkers en klanten

Het betrekken van zowel medewerkers als klanten is essentieel voor een succesvolle doorontwikkeling. Denk aan:

Medewerkers: ervaren zij dat de workflows hun werk efficiënter maken? Zijn er functionaliteiten die nog beter benut kunnen worden?
Klanten: vinden zij Mijn Kantoor gebruiksvriendelijk? Kunnen zij documenten makkelijk vinden en goedkeuren?

Het kan helpen om feedback gestructureerd te verzamelen, bijvoorbeeld via een korte enquête of een evaluatiegesprek met een aantal klanten en collega’s.

3. Doorontwikkelen van workflows

Nu je meer ervaring hebt met Mijn Kantoor, kun je workflows verfijnen en uitbreiden met extra automatiseringen. Voorbeelden zijn:

Workflow	Mogelijke automatisering
BTW-workflow	Automatisch uitvragen van administratieve documenten aan het begin van elke periode.
IB-workflow	Automatisch verzoek om jaarstukken en relevante documenten bij start van het proces.
Loonheffingen	Herinneringsmail naar klant als documenten niet tijdig zijn aangeleverd.
Algemeen	Automatische taken of berichten toevoegen op basis van labels, producten of deadlines.

Door deze automatiseringen toe te voegen, worden processen consistenter en neemt de administratieve belasting voor medewerkers verder af.

4. Support blijft beschikbaar

Na de evaluatie wordt de implementatiechat in de sportomgeving gesloten. Dit betekent natuurlijk niet dat je geen ondersteuning meer krijgt. Ons supportteam blijft altijd bereikbaar via de berichtenmodule in de support omgeving.

We raden aan om vragen in eerste instantie via de chat te stellen. Zo kan ons team direct onderzoek doen en indien nodig aanvullende vragen stellen of screenshots opvragen. Liever telefonisch contact? Dat kan via het onderstaande nummer:

📞 088 - 520 60 10