Afschermen van relaties en dossiers

Optie 1 – Werken met relatietype ‘Intern’

De meest gebruikelijke manier om toegang te beperken is door gebruik te maken van het relatietype Intern.

Relaties met dit type zijn alleen toegankelijk voor:

• Teamleden die expliciet aan de relatie gekoppeld zijn
• Managers en beheerders binnen de applicatie

Dit zorgt ervoor dat slechts een selecte groep gebruikers toegang heeft tot de betreffende relatie en bijbehorende gegevens. Je stelt het type in via het CRM > Relaties > Open de relatie > Alle gegevens > Relatiegegevens.

Optie 2 – Afschermen via dossiermachtigingen

Een andere mogelijkheid is het afschermen van specifieke onderdelen binnen een dossier.

Binnen dossiers kunnen mappen worden beperkt op basis van rollen en functies:

• De relatie zelf blijft zichtbaar voor teamleden
• Specifieke dossiermappen kunnen worden afgeschermd voor bepaalde rollen en functies

Belangrijk: deze vorm van afscherming is rolgebaseerd en niet in te stellen per individuele gebruiker. Je dient dus voor elke map binnen het relatiedossier aan te geven wie er wel bij mag, dit geldt voor zowel functies van contacten als rollen van teamleden.

Voor het instellen van de dossiermachtigingen, lees onderstaand artikel.

Optie 3 – Relaties buiten Mijn Kantoor houden

Mijn Kantoor is ingericht vanuit het principe van transparante samenwerking. Dit betekent dat wanneer een gebruiker toegang heeft tot een relatie, deze in principe ook inzicht heeft in:

• Berichten
• Dossierstukken
• Workflows
• CRM-gegevens

Wanneer volledige afscherming gewenst is, kan het daarom verstandig zijn om dit type relaties niet in Mijn Kantoor op te nemen.

Advies

Welke optie het beste past, hangt af van jullie specifieke situatie en de mate van gewenste afscherming.

We denken graag mee over de juiste inrichting en ondersteunen bij het toepassen van bovenstaande mogelijkheden.